Was beinhaltet Planung und Steuerung im Projektmanagement?

Von Kick-Off bis Projektabschluss: Inhalte und Maßnahmen der Projektdurchführung

Die Planung und Steuerung im Projektmanagement ist ein zentraler Prozess, der sicherstellt, dass Projekte effizient, transparent und zielgerichtet durchgeführt werden. Sie beginnt offiziell mit dem Kick-Off-Meeting nach der Projektplanung. In diesem Meeting werden die Projektziele, das Projektregelwerk sowie Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams offiziell festgelegt. Zu diesem Zeitpunkt sind Projektleiter und Team benannt, das Projektbudget genehmigt, und der Projekt-Business-Plan tritt in Kraft.

Das Kick-Off-Meeting dient auch der Motivation und der Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses für die Projektziele.

Während der Steuerung werden die vorbereiteten Projektmanagementpläne kontinuierlich überprüft, aktualisiert und angepasst. Beispielsweise gehören dazu:

• Projektablaufplan: Visualisiert die zeitliche Abfolge der Arbeitspakete und Meilensteine.

• Projektstrukturplan: Stellt die hierarchische Struktur des Projektes dar und hilft bei der Aufgabenverteilung.

• Stakeholdermanagement: Sichert, dass alle relevanten Interessengruppen informiert und eingebunden sind.

• Chancen- und Risikomanagement: Identifiziert potenzielle Risiken und Chancen, um proaktiv reagieren zu können.

Ein effektives Controlling ist essenziell, um den Projektfortschritt hinsichtlich Leistung, Termine und Kosten zu überwachen. Methoden wie die Earned-Value-Analyse oder die Meilenstein-Trend-Analyse ermöglichen eine fundierte Bewertung der Projektleistung. Darüber hinaus unterstützt ein strukturiertes Berichtswesen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Regelmäßige Statusberichte und standardisierte Dokumentationsvorlagen sind hierbei von entscheidender Bedeutung.

Changemanagement ist ein weiterer zentraler Baustein. Bereits in der Projektplanung vorbereitet, sorgt es dafür, dass Änderungen kontrolliert in das Projekt integriert werden, ohne die Projektziele zu gefährden. Dies umfasst die Bewertung von Änderungsanträgen, Genehmigungsprozesse und deren Umsetzung.

Die Projektabschlussphase rundet den Prozess ab. Hier werden die Ergebnisse formal übergeben, Projektdokumentationen abgeschlossen und die Erkenntnisse aus dem Projekt in Form von Lessons Learned festgehalten. Dies trägt zur kontinuierlichen Verbesserung zukünftiger Projekte bei.

Zusammenfassend ist die Planung und Steuerung im Projektmanagement ein dynamischer Prozess, der strategische, organisatorische und kommunikative Aspekte miteinander verbindet, um Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen.