Was beinhaltet ein Arbeitspaket im Projektstrukturplan?
- Stephan Bellmann
- vor 5 Stunden
- 4 Min. Lesezeit
Wie Teilprojekte und Arbeitspakete im Projektstrukturplan definiert werden und welche Inhalte für eine belastbare Planung erforderlich sind
Inhalt
Einordnung
Der Projektstrukturplan (PSP) zählt zu den zentralen Instrumenten der Projektplanung. Er zerlegt ein Projekt in überschaubare und steuerbare Bestandteile und schafft damit eine Grundlage für Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung. In der Praxis wird jedoch häufig übersehen, dass die visuelle Darstellung des PSP allein noch keine belastbare Planung darstellt. Erst die Beschreibung der einzelnen PSP-Elemente verleiht der Struktur operative Wirksamkeit.
Visualisierung und Dokumentation
Ein professioneller Projektstrukturplan besteht aus zwei sich ergänzenden Ebenen.
Ebene 1: Die visuelle Struktur zeigt die hierarchische Zerlegung eines Projekts – typischerweise von der Projektebene über Teilprojekte bis hin zu Arbeitspaketen. Sie schafft Transparenz über Zusammenhänge und Verantwortungsbereiche.
Ebene 2: Die Elementbeschreibungen erläutern, was sich konkret hinter jedem Baustein verbirgt. In vielen Organisationen wird diese Sammlung als PSP-Wörterbuch (englisch: Work Breakdown Structure Dictionary) bezeichnet. Ohne diese Ergänzung bleibt der PSP häufig eine rein grafische Darstellung ohne ausreichende Steuerungswirkung.
Elemente des Projektstrukturplans?
Die klassische Struktur folgt einer klaren Hierarchie:
Projekt
Teilprojekte
Arbeitspakete
Optional können darunter noch Vorgänge oder Aktivitäten liegen, diese gehören jedoch in der Regel bereits zur Terminplanung und nicht mehr zum PSP selbst. Entscheidend ist: Der Projektstrukturplan beschreibt Leistungen beziehungsweise Ergebnisse – nicht Tätigkeiten oder zeitliche Abläufe.
Das Teilprojekt
Ein Teilprojekt bildet eine organisatorisch und inhaltlich zusammenhängende Einheit innerhalb eines Projekts. Es wird häufig eigenständig gesteuert und liefert einen klar abgegrenzten Beitrag zum Gesamterfolg.
Typische Inhalte eines Teilprojekt-Elements
Klare Zielsetzung
Die Zielsetzung wird sowohl aus den übergeordneten Projektzielen als auch aus den bereits definierten Anforderungen abgeleitet. In der Praxis geben vor allem die Business-Anforderungen die inhaltliche Richtung vor, da sie den angestrebten Nutzen beschreiben. Systemanforderungen wirken hingegen eher indirekt auf den Zuschnitt eines Teilprojekts – insbesondere dann, wenn technische Komplexität, Risiken oder regulatorische Rahmenbedingungen eine eigene steuerbare Einheit erforderlich machen. Während die Projektziele die strategische Orientierung liefern, konkretisieren die Anforderungen den erwarteten Leistungsumfang. Daraus entsteht ein klar beschriebenes Ergebnis, etwa die Einführung eines Systems oder die Fertigstellung eines Bauabschnitts. Im Fokus steht noch nicht das „Wie“, sondern das zu erreichende Resultat.
Eigene Organisation
Teilprojekte verfügen meist über eine Teilprojektleitung, definierte Rollen sowie zugeordnete Ressourcen. Diese Struktur reduziert Führungsspannen und hilft, Komplexität zu beherrschen.
Abgrenzung und Schnittstellen
Klare Lieferobjekte, bekannte Abhängigkeiten und eindeutig definierte Übergabepunkte verhindern Verantwortungsunklarheiten. Fehlt diese Klarheit, entstehen schnell sogenannte Scope Gaps – also Leistungsbestandteile, die niemand eingeplant hat.
Grobe Termin- und Budgetverantwortung
Teilprojekte fungieren häufig als eigene Steuerungseinheiten mit Meilensteinen, Teilbudgets und Fortschrittsmessung. Damit bilden sie eine wichtige Grundlage für übergeordnete Planungs- und Controllingprozesse.
In komprimierter Form beantwortet ein Teilprojekt damit vor allem eine Frage:
Welchen abgegrenzten Beitrag leisten wir zum Gesamtprojekt?
Das Arbeitspaket
Das Arbeitspaket ist die kleinste Einheit eines Projektstrukturplans, die noch sinnvoll geplant, geschätzt und gesteuert werden kann. Auf dieser Ebene verlässt der PSP die reine Struktur und wird zu einem operativen Führungsinstrument.
Typische Inhalte eines Arbeitspakets
Basisdaten
Hierzu zählen der PSP-Code, Titel, verantwortliche Person sowie das zugehörige Teilprojekt. Insbesondere der Code ist wichtig, da er häufig mit Kostenstellen, Terminplänen und Reportingstrukturen verknüpft wird.
Konkretes Arbeitsergebnis
Arbeitspakete sollten konsequent ergebnisorientiert formuliert werden, beispielsweise „freigegebenes Fachkonzept liegt vor“ statt „Fachkonzept erstellen“. Diese Perspektive verhindert Aktivitätsdenken und stärkt die Ergebnisverantwortung.
Leistungsumfang (In Scope)
Es wird klar definiert, welche Leistungen enthalten sind und welche Artefakte geliefert werden. Diese Klarheit steht in direkter Verbindung zur Anforderungsanalyse, da Arbeitspakete idealerweise aus Anforderungen abgeleitet werden.
Abgrenzung (Out of Scope)
Ebenso wichtig ist die explizite Festlegung dessen, was nicht Bestandteil des Arbeitspakets ist. Diese scheinbar einfache Klarstellung verhindert spätere Konflikte, Nacharbeit und Erwartungsabweichungen.
Schnittstellen und Abhängigkeiten
Vorgelagerte Leistungen, benötigte Zulieferungen sowie Übergabepunkte werden transparent gemacht. Erst dadurch wird eine realistische Terminplanung möglich.
Ressourcen und Aufwand
Typischerweise werden benötigte Rollen, grobe Aufwandschätzungen oder externe Leistungen dokumentiert. Ziel ist keine Detailplanung, sondern eine belastbare Grundlage für den Projektplan.
Akzeptanzkriterien
Sie definieren, wann ein Arbeitspaket als abgeschlossen gilt und orientieren sich idealerweise direkt an den zugehörigen Anforderungen. Damit wird sichergestellt, dass nicht nur Arbeit erledigt, sondern der geforderte Leistungsumfang tatsächlich erfüllt wurde – etwa nach fachlicher Prüfung, Dokumentation und Freigabe.
In der Praxis gilt häufig eine einfache Orientierung: Eine Beschreibung von ein bis zwei Seiten ist meist ausreichend. Wird sie deutlich länger, deutet dies oft darauf hin, dass das Arbeitspaket zu groß geschnitten wurde.
Zusammengefasst beantwortet ein Arbeitspaket die Frage: Welche konkrete Leistung wird von wem erbracht und wann gilt sie als abgeschlossen?
Das PSP-Wörterbuch als unterschätzter Erfolgsfaktor
Eine Grafik kann Leistungsgrenzen, Verantwortlichkeiten, Annahmen oder Qualitätsanforderungen nur begrenzt transportieren. Fehlen diese Informationen, entstehen häufig Doppelarbeit, Abstimmungsprobleme oder Planungsfehler.
Ein gepflegtes PSP-Wörterbuch gilt daher in vielen Organisationen als Frühindikator für Projektqualität. Existiert es und wird es aktiv genutzt, deutet dies meist auf ein strukturiertes Projekt hin.
Formate und Tools in der Praxis
Für die Dokumentation der PSP-Elemente werden häufig klassische Textlösungen wie Word, Confluence oder SharePoint verwendet, da sie sich gut standardisieren, versionieren und kommentieren lassen. Moderne Projektumgebungen setzen zunehmend auf integrierte Kollaborationstools wie Jira, Notion, Coda oder Smartsheet.
Bei der Visualisierung zeigt sich ein ähnliches Bild: Neben etablierten Werkzeugen wie Microsoft Project, PowerPoint oder Visio kommen verstärkt kollaborative Tools wie Miro, Mural oder Lucidchart zum Einsatz.
Dabei entspricht die Realität vieler Projekte nicht der Vorstellung einer übergroßen Grafik. Stattdessen liegt der PSP oft als hierarchische Liste vor – mit dem Vorteil, dass sich Elemente filtern, sortieren und direkt mit Kosten- oder Terminlogiken verknüpfen lassen.
Fazit
Der Projektstrukturplan entfaltet seinen eigentlichen Nutzen erst im Zusammenspiel aus visueller Struktur und präziser Beschreibung der einzelnen Elemente. Während Teilprojekte die steuerbare Managementebene bilden, schaffen klar definierte Arbeitspakete die Voraussetzung für operative Planbarkeit.
Erst wenn Anforderungen in eindeutig abgegrenzte Leistungen übersetzt werden, entsteht eine belastbare Grundlage für realistische Planung, reduzierte Unsicherheit und einen höheren Projekterfolg. Anders formuliert: Nicht die Existenz eines Projektstrukturplans entscheidet über seine Wirksamkeit – sondern die Qualität seiner Inhalte.
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