Unterschied: Anforderungen & Arbeitspakete im Projektstrukturplan
- Stephan Bellmann
- vor 19 Minuten
- 3 Min. Lesezeit
Wie Systemanforderungen in planbare Leistungen übersetzt werden und welche Rolle der Projektstrukturplan dabei für Transparenz und Steuerbarkeit spielt
Inhalt
Einordnung
In professionell geführten Projekten bildet die Anforderungsanalyse die Grundlage für alle weiteren Planungsaktivitäten. Business-Anforderungen aus dem Lastenheft werden dabei in detaillierte Systemanforderungen überführt, die im Pflichtenheft konkretisieren, welche Eigenschaften ein Produkt oder System am Projektende erfüllen muss.
📝Artikel: Lastenheft vs. Pflichtenheft
Parallel dazu entsteht mit dem Projektstrukturplan (PSP) ein zentrales Instrument der Projektplanung, das die zur Umsetzung notwendigen Leistungen strukturiert und steuerbar macht.
In der Praxis werden Systemanforderungen und Arbeitspakete jedoch häufig gedanklich vermischt. Nicht selten finden sich in Projektstrukturplänen lediglich umformulierte Anforderungen – mit der Folge, dass zwar scheinbar strukturiert geplant wird, die tatsächliche Steuerbarkeit des Projektes jedoch gering bleibt.
Der entscheidende Unterschied liegt daher weniger im Detailgrad als in der Perspektive.
Systemanforderungen beschreiben den Soll-Zustand
Systemanforderungen sind ergebnisorientiert. Sie definieren überprüfbare Eigenschaften des zukünftigen Systems und dienen als Referenz für Tests, Abnahmen und Qualitätsbewertungen.
Beispiel einer Systemanforderung:
„Das System muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglichen.“
Diese Aussage beschreibt bewusst kein Vorgehen, sondern eine Fähigkeit, über die das System verfügen muss.
Typische Merkmale von Systemanforderungen:
Sie formulieren, was erfüllt sein muss, nicht wie es umgesetzt wird.
Sie bleiben idealerweise über die Projektlaufzeit stabil.
Sie dienen als Qualitätsmaßstab für die spätere Abnahme.
Sie sind Teil der Produktlogik – nicht der Umsetzungslogik.
Eine gute mentale Prüffrage lautet daher:
Kann ich es abnehmen? Dann handelt es sich sehr wahrscheinlich um eine Anforderung.
Arbeitspakete beschreiben den Weg zur Zielerreichung
Arbeitspakete sind handlungsorientiert. Sie definieren konkrete Tätigkeiten, verbrauchen Ressourcen und können terminlich geplant werden.
Aus der oben genannten Systemanforderung könnten beispielsweise folgende Arbeitspakete entstehen:
Authentifizierungsverfahren auswählen
Systemarchitektur entwerfen
Zwei-Faktor-Authentifizierung implementieren
Testfälle definieren
Integrationstest durchführen
Typische Merkmale von Arbeitspaketen:
Sie besitzen einen klaren Start- und Endpunkt.
Sie sind Aufwand und Verantwortlichen zuordenbar.
Sie erzeugen konkrete Deliverables.
Sie sind zentrale Steuerungselemente des Projektmanagements.
Auch hier hilft eine einfache Prüffrage:
Kann ich es jemandem zuweisen? Dann ist es ein Arbeitspaket.
Eine Anforderung wirkt oft über mehrere PSP-Zweige hinweg
Komplexe Anforderungen erzeugen selten nur ein einzelnes Arbeitspaket. Häufig entfalten sie ihre Wirkung horizontal über verschiedene Bereiche des Projektstrukturplans.
Beispiel einer Qualitätsanforderung:„Die App muss DSGVO-konform sein.“
Mögliche Ableitungen im PSP:
Datenschutzkonzept erstellen
Einwilligungsmanagement implementieren
Verträge zur Auftragsverarbeitung aufsetzen
Security-Tests durchführen
Wird eine solche Anforderung übersehen, entsteht ein klassischer Scope Gap – also eine notwendige Leistung, die nicht geplant wurde. Die Folgen reichen von Nacharbeit über Terminverschiebungen bis hin zu erheblichen rechtlichen Risiken.
Warum die Trennung entscheidend für den Projekterfolg ist
Wenn Anforderungen und Arbeitspakete vermischt werden, entstehen typische Steuerungsprobleme:
Lösungsbias:
Teams springen zu früh in die Umsetzung, ohne Alternativen zu prüfen.
Eingeschränkte Innovation:
Ist die Anforderung bereits wie ein Task formuliert („Implementiere SMS-TAN“), wird eine bessere Lösung möglicherweise nie betrachtet.
Geringere Änderbarkeit:
Anforderungen sollten stabil sein – Arbeitspakete müssen sich bei neuen Erkenntnissen anpassen können.
Professionelle Projekte trennen daher bewusst zwischen:
👉 Produktlogik (Requirements)👉 Umsetzungslogik (PSP)
Wer definiert eigentlich die Arbeitspakete?
Formal liegt die Verantwortung für den Projektstrukturplan beim Projektmanagement, da dieser die Grundlage für Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Risikoplanung bildet. Delegiert werden kann die Ausarbeitung – nicht jedoch die Verantwortung für Vollständigkeit und Steuerbarkeit.
Gleichzeitig zeigt die Projekterfahrung, dass Arbeit dort am realistischsten eingeschätzt wird, wo sie später auch ausgeführt wird. Eine rein top-down geplante Struktur übersieht daher häufig technische Abhängigkeiten, Integrationsaufwände oder implizite Tätigkeiten.
Als Best Practice hat sich ein zweistufiges Vorgehen etabliert:
Top-down:
Die Projektleitung strukturiert Lieferobjekte, Teilprojekte und Hauptarbeitspakete, um Orientierung und Vollständigkeit sicherzustellen.
Bottom-up:
Das Umsetzungsteam schärft die Planung, ergänzt fehlende Tätigkeiten und bewertet Machbarkeit sowie Risiken.
Reife Organisationen gehen noch einen Schritt weiter: Das Team übernimmt gedankliches Ownership für die Planung. Aus „Der Plan wurde mir gegeben“ wird „Das ist unser Plan“ – ein psychologischer Effekt mit spürbarem Einfluss auf Verbindlichkeit und Problemlösungsfähigkeit.
Fazit
Systemanforderungen reduzieren die Zielunsicherheit eines Projekts, während Arbeitspakete die Umsetzungsunsicherheit reduzieren.
Oder anders formuliert:
Anforderungen definieren den Projektumfang.Der PSP macht diesen Umfang sichtbar und steuerbar.
Ein Projektstrukturplan ist daher immer nur so gut wie die Anforderungen, aus denen er abgeleitet wurde – und Anforderungen entfalten ihren Wert erst dann vollständig, wenn sie in planbare Arbeit übersetzt werden.
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