Der Projektstrukturplan (PSP), international häufig als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet, zählt zu den zentralen Instrumenten der Projektplanung. Er dient dazu, ein Projekt systematisch in überschaubare und steuerbare Bestandteile zu zerlegen.

Ziel ist es, die Gesamtheit aller zu erbringenden Leistungen transparent darzustellen und damit eine verlässliche Grundlage für Planung, Steuerung und Kontrolle zu schaffen.

Normative Rahmenwerke wie die DIN 69901 sowie die ISO 21502 beschreiben den Projektstrukturplan als eine vollständige, hierarchische Darstellung aller Projektarbeiten.

Dabei gilt ein wesentliches Prinzip: Der PSP umfasst ausschließlich den vereinbarten Projektumfang und bildet damit die inhaltliche Referenz für alle weiteren Planungsaktivitäten, wie beispielsweise die Terminplanung, die Ressourcenplanung oder die Kostenkalkulation.

Definition des Projektstrukturplans

Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische Gliederung eines Projekts in mehrere Ebenen, die jeweils unterschiedliche Steuerungszwecke erfüllen.

Auf oberster Ebene steht das Gesamtprojekt, das den vollständigen Leistungsumfang beschreibt und die strategische Zielsetzung bündelt.

Darunter folgen Teilprojekte oder Hauptlieferobjekte, die größere inhaltliche oder organisatorische Bereiche strukturieren und häufig eigenständig geplant werden können.

Die nächste Ebene bilden Arbeitspakete, in denen konkrete Ergebnisse definiert werden und denen Aufwand, Termine sowie Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet werden können.

Optional können Arbeitspakete weiter in Aufgaben zerlegt werden, um operative Tätigkeiten transparenter zu machen. Die Zerlegung erfolgt so lange, bis die einzelnen Elemente eindeutig beschrieben, verantwortbar und planbar sind.

Häufig stellt das Arbeitspaket dabei die unterste steuerungsrelevante Ebene dar, da es hinsichtlich Aufwand, Dauer und Verantwortlichkeit konkret definiert werden kann.

Der PSP kann grundsätzlich auf unterschiedliche Weise aufgebaut werden. Ein ergebnisorientierter Aufbau (nach Lieferobjekten) strukturiert das Projekt entlang der zu erstellenden Produkte oder Ergebnisse, beispielsweise nach Systemkomponenten, Baugruppen oder fachlichen Deliverables. Diese Logik fördert eine klare Leistungsabgrenzung und unterstützt insbesondere das Scope- sowie Qualitätsmanagement. Ein typischer Anwendungsfall ist das V-Modell.

Ein phasenorientierter Aufbau hingegen folgt dem zeitlichen Ablauf des Projekts, etwa nach Analyse-, Konzeptions-, Umsetzungs- und Testphase. Dadurch entsteht eine starke Nähe zur Terminplanung und zu prozessualen Steuerungsmechanismen.

Darüber hinaus existieren organisatorisch orientierte Strukturen, die sich an Verantwortungsbereichen oder beteiligten Organisationseinheiten ausrichten, was insbesondere in großen Programmen oder Matrixorganisationen Vorteile bieten kann.

In der Praxis dominieren jedoch Mischformen: Häufig wird die oberste Ebene ergebnisorientiert gestaltet, während darunterliegende Ebenen phasen- oder verantwortungsbezogen gegliedert werden. So lassen sich sowohl fachliche Ergebnisse als auch operative Abläufe transparent abbilden, ohne die Steuerbarkeit des Projekts zu beeinträchtigen.

Ein kleines Beispiel hierfür ist ein Softwareentwicklungsprojekt: Auf oberster Ebene wird nach Lieferobjekten wie „Frontend“, „Backend“ und „Schnittstellen“ strukturiert. Innerhalb des Lieferobjekts „Backend“ erfolgt anschließend eine phasenorientierte Gliederung, etwa in „Konzeption“, „Implementierung“ und „Test“. Die einzelnen Arbeitspakete werden schließlich konkreten Teams oder Verantwortlichen zugeordnet, wodurch sowohl Ergebnisfokus als auch operative Steuerung gewährleistet sind.

Zielsetzung des PSP

Die zentrale Absicht eines Projektstrukturplans besteht darin, Komplexität zu reduzieren. Große Vorhaben werden in logisch zusammenhängende Einheiten überführt, wodurch Abhängigkeiten sichtbar und Planungsunsicherheiten reduziert werden. Die daraus entstehende Transparenz senkt das Risiko unerwarteter Ereignisse, verbessert die Planbarkeit und erhöht letztlich die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses.

Gleichzeitig fungiert der PSP als gemeinsames Verständnismodell für alle Projektbeteiligten. Er schafft Klarheit darüber, welche Leistungen erwartet werden und wo die Grenzen des Projekts liegen. Damit wird eine wichtige Voraussetzung für eine strukturierte Zusammenarbeit geschaffen.

Mehrwert des Projektstrukturplans

Transparenz über den Projektumfang

Einer der größten Vorteile des PSP liegt in der vollständigen Abbildung des Projektumfangs. Durch die systematische Zerlegung sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass wesentliche Leistungen übersehen werden. Gleichzeitig hilft die Struktur dabei, sogenannte „Scope Gaps“ (also Leistungsbestandteile, die im Projektumfang nicht ausreichend definiert oder übersehen wurden) frühzeitig zu erkennen.

Diese Transparenz unterstützt nicht nur die Planung, sondern reduziert auch das Risiko späterer Zielkonflikte oder Nachforderungen.

Fundament für weitere Planungsprozesse

Der Projektstrukturplan bildet die Grundlage für zahlreiche weitere Managementprozesse. Terminpläne, Ressourcenplanungen, Kostenkalkulationen sowie Risikoanalysen lassen sich erst belastbar erstellen, wenn klar ist, welche Arbeitspakete existieren.

Ohne PSP entsteht Planung häufig auf Annahmen statt auf einer strukturierten Leistungsbeschreibung.

Verbesserte Steuerbarkeit

Indem Arbeitspakete eindeutig definiert werden, lassen sich Verantwortlichkeiten klar zuordnen. Fortschritte können präziser gemessen und Abweichungen schneller erkannt werden.

Dies erhöht die Steuerungsfähigkeit der Projektleitung erheblich und erleichtert ein proaktives Management.

Unterstützung der Kommunikation

Ein klar strukturierter Projektplan erleichtert die Abstimmung zwischen Stakeholdern. Der PSP fungiert dabei als visuelles und inhaltliches Referenzmodell, auf das sich alle Beteiligten beziehen können.

Missverständnisse über Leistungsinhalte werden dadurch reduziert, da die Projektarbeit explizit dokumentiert ist.

Grundlage für Risiko- und Qualitätsmanagement

Die Zerlegung eines Projekts macht potenzielle Risiken sichtbarer, da kritische Arbeitspakete früh identifiziert werden können. Ebenso unterstützt der PSP die Definition von Qualitätsanforderungen, da Ergebnisse konkreten Strukturelementen zugeordnet werden.

Daher sollte die zuvor schon durchgeführte Risikoanalyse im Projektentwurf vor dem Start der Projektdurchführung nocheinmal aufgewertet werden.

Damit trägt der Projektstrukturplan indirekt zur Stabilität und Vorhersagbarkeit des Projekterfolgs bei.

Förderung realistischer Aufwandsschätzungen

Schätzungen werden zuverlässiger, wenn sie auf kleineren, klar abgegrenzten Arbeitseinheiten basieren. Teams können den benötigten Aufwand präziser bewerten, was wiederum zu realistischeren Termin- und Kostenplänen führt.

Dies reduziert das Risiko systematischer Fehlkalkulationen.

Grenzen und Erfolgsfaktoren

Trotz seiner Vorteile entfaltet ein Projektstrukturplan seinen Nutzen nur dann, wenn er sorgfältig erstellt wird. Eine zu grobe Struktur lässt wichtige Details offen, während eine übermäßige Detaillierung unnötige Komplexität erzeugen kann – im Extremfall wird der PSP zu einer Dokumentationslast, die lediglich aus formalen Gründen erstellt wird und keinen erkennbaren Projektmehrwert mehr liefert.

Entscheidend ist daher ein angemessenes Detaillierungsniveau, das sich an Projektgröße, Risiko und organisatorischem Kontext orientiert. Ebenso sollte der PSP gemeinsam mit zentralen Stakeholdern entwickelt werden, um ein belastbares gemeinsames Verständnis zu erreichen.

Fazit

Der Projektstrukturplan ist weit mehr als ein reines Planungsartefakt. Er schafft Transparenz über den Projektumfang, reduziert Komplexität und bildet die Grundlage für nahezu alle weiteren Projektmanagementprozesse.

Sein größter Mehrwert liegt darin, aus einem abstrakten Vorhaben eine strukturierte und steuerbare Arbeitsarchitektur zu machen. Projekte werden dadurch nicht automatisch erfolgreich – jedoch deutlich beherrschbarer.

Quellenverzeichnis

DIN 69901 – Projektmanagement – Projektmanagementsysteme
ISO 21502:2020 – Project, programme and portfolio management — Guidance on project management
GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.: „Projektstrukturplan (PSP) – Definition, Vorteile und Anwendung“
Projektmagazin: „Projektstrukturplan: Projektstrukturpläne richtig einsetzen“
Projekte leicht gemacht: „Projektstrukturplan erstellen – Anleitung und Vorlage“
The American Journal of Management and Economics Innovations: Artikel zu Work Breakdown Structures
Romanian Management Consulting International Journal: Forschung zu Projektplanung und Strukturierung
International Journal of Computer Applications & Management Studies: „Work Breakdown Structure“

Beer&Paper

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Wie ein Projektstrukturplan Projekte strukturiert, Planungssicherheit schafft und den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung legt

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