Die Planung und Steuerung bilden das organisatorische und methodische Rückgrat der Projektdurchführung im Rahmen des Project Operation Models (POM). Sie beginnt offiziell mit dem Kick-off des Projekts, bei dem die Projektziele, Rollen, Verantwortlichkeiten und das Projekt-Regelwerk verbindlich festgelegt werden.

Der zentrale Mehrwert der Planung und Steuerung liegt darin, Struktur, Transparenz und Orientierung im laufenden Projekt sicherzustellen. Durch eine konsequente und methodisch fundierte Steuerung können Abweichungen frühzeitig erkannt, Ressourcen optimal eingesetzt und die Projektziele hinsichtlich Zeit, Qualität und Budget verlässlich erreicht werden.

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Die Planung umfasst dabei die fortlaufende Pflege und Aktualisierung aller in den vorangegangenen Phasen erstellten Planungsdokumente. Dazu zählen insbesondere der Projektstrukturplan, der die Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten definiert, der Projektablaufplan zur zeitlichen und logischen Abfolge der Aktivitäten, das Stakeholdermanagement zur Sicherstellung der Kommunikation mit relevanten Anspruchsgruppen sowie die Chancen- und Risikoanalyse, die kontinuierlich bewertet und angepasst wird. Diese Planungsinstrumente bilden die Grundlage für eine transparente Steuerung und ermöglichen es, Entscheidungen auf belastbaren Daten und klaren Prognosen zu treffen.

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Die Steuerung wiederum bezieht sich auf die aktive Überwachung und Lenkung des Projekts im laufenden Betrieb. Ein wesentlicher Bestandteil ist das Projektcontrolling, das sowohl den inhaltlichen Fortschritt als auch die Kostenentwicklung regelmäßig überprüft. Dabei werden Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt, Abweichungen analysiert und bei Bedarf Gegenmaßnahmen eingeleitet. Über das Change Management werden Änderungen an Zielen, Zeitplänen oder Budgets strukturiert gesteuert, um die Stabilität und Planbarkeit des Projekts zu gewährleisten. Diese enge Verzahnung von Planung, Controlling und Änderungsmanagement sorgt dafür, dass das Projekt jederzeit steuerbar bleibt und auf Veränderungen flexibel reagieren kann.

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Für eine wirksame Umsetzung sind klare Absprachen und Verantwortlichkeiten erforderlich. Dazu gehören die Definition von Steuerungszyklen, die Festlegung der zu berichtenden Kennzahlen (z. B. Fortschrittsgrade, Kostenabweichungen, Risiken) sowie die Regelung von Entscheidungswegen bei Planänderungen. Auch die Rollenverteilung zwischen Projektleitung, Teilprojektleitung und Controlling muss eindeutig sein, um Doppelarbeit oder Lücken in der Steuerung zu vermeiden.

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Die operative Unterstützung in der Planung und Steuerung kann bei Bedarf durch externe Experten unterstützt werden – etwa Projektcontroller, PMO-Spezialisten (Project Management Office) oder Change Manager, die das Projektteam temporär begleiten. 

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Fehlentscheidungen oder unzureichende Planung und Steuerung können erhebliche Auswirkungen auf den Projekterfolg haben. Werden beispielsweise Planungsinstrumente nicht aktuell gehalten, Kennzahlen falsch interpretiert oder Steuerungsmaßnahmen zu spät eingeleitet, kann dies zu Terminverzug, Budgetüberschreitungen oder Qualitätsmängeln führen. Ebenso ist es riskant, Steuerungsmechanismen ohne ausreichende Akzeptanz im Team einzuführen – sie bleiben dann oft reine Formalität ohne tatsächliche Wirkung.

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Insgesamt ist die Planung und Steuerung ein unverzichtbares Element der Projektdurchführung. Sie schafft Transparenz, ermöglicht fundierte Entscheidungen und stellt sicher, dass das Projekt zielgerichtet, kontrolliert und effizient abläuft. Damit ist sie ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Umsetzung des Projekts – sowohl in klassischen als auch in agilen oder hybriden Umgebungen.