Einordnung POM

Die Organisationsvorbereitung ist ein wesentliches Element der Projektvorbereitungsphase innerhalb des Project Operation Models (POM). Sie verfolgt das Ziel, das Projektmanagement so auf die bestehende Organisationskultur auszurichten, dass Projektvorgehen und gelebte Werte der Organisation bestmöglich miteinander harmonieren. Grundlage hierfür sind die Erkenntnisse aus der Organisationsanalyse der Projektentwurfsphase — insbesondere zu Führungsverständnis, Kommunikationsmustern, Entscheidungslogiken, Normen und informellen Regeln.
Im Fokus steht die Gestaltung eines Projektumfelds, in dem Kultur, Zusammenarbeit und Projektmethodik bewusst aufeinander abgestimmt sind — um Akzeptanz, Orientierung und Wirksamkeit des Projektmanagements nachhaltig zu stärken.

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Warum Organisationsvorbereitung?

Der Mehrwert einer strukturierten Organisationsvorbereitung liegt darin, kulturelle Spannungen zwischen Projektmanagement und Organisationsrealität frühzeitig zu vermeiden. Wenn Projektmethoden, Führungsverständnis oder Entscheidungswege nicht zur Kultur passen, entstehen Reibungen, Widerstände und Ineffizienzen. Durch die bewusste Ausrichtung des Projektmanagements auf kulturelle Rahmenbedingungen wird die Zusammenarbeit gestärkt, Vertrauen aufgebaut und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Veränderungen akzeptiert und mitgetragen werden.
Gleichzeitig schafft die Organisationsvorbereitung Raum, kulturelle Entwicklungsimpulse gezielt zu setzen — beispielsweise durch die Förderung wertschätzender Kommunikation, transparenter Zusammenarbeit oder gemeinsamer Lernkultur.

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Inhalt der Organisationsvorbereitung

Die Organisationsvorbereitung umfasst die systematische Gestaltung der Zusammenarbeit im Projekt im Einklang mit der Organisationskultur. Wesentliche Bestandteile sind:

• Definition von Führungs- und Zusammenarbeitsleitlinien
  z. B. Führungsstil, Entscheidungsmechanismen, Umgang mit Konflikten, Verantwortung und Rollenklärung.

• Ausrichtung von Projektmethodik und Kultur
  Sicherstellen, dass gewählte Methoden (klassisch, hybrid, agil) mit gelebten Werten und Strukturen der Organisation kompatibel sind.

• Erkennen und Berücksichtigen informeller Regeln und Normen
  z. B. unausgesprochene Erwartungen, Hierarchien, Machtstrukturen, Kommunikationskanäle.

• Förderung organisationaler Werte und Arbeitsbeziehungen
  Entwicklung von Maßnahmen, die Zusammenarbeit, Vertrauen, Offenheit und gegenseitige Unterstützung stärken.

• Ableitung gezielter Entwicklungsimpulse
  z. B. Workshops, Teamformate, Kommunikationsleitfäden oder Coaching-Angebote.

Zentral ist dabei, Kultur nicht als starre Rahmenbedingung, sondern als aktive Einflussgröße und Entwicklungsfeld im Projekt zu verstehen.

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Randbedingungen

Die Organisationsvorbereitung sollte unmittelbar nach der Organisationsanalyse und vor Start der operativen Projektarbeit stattfinden. Sie richtet sich an Projektleitung, Auftraggeber, HR-/Change-Funktionen sowie zentrale Stakeholder der Organisation.
Voraussetzung ist die Bereitschaft, kulturelle Faktoren ernst zu nehmen und diese als integralen Bestandteil professionellen Projektmanagements zu verstehen — nicht als „weiches Beiwerk“. Besonders in Transformations- oder Change-Projekten ist dieser Schritt erfolgskritisch.

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Wer führt die Organisationsvorbereitung durch?

Die Organisationsvorbereitung wird in der Regel durch die Projektleitung in enger Zusammenarbeit mit Change-Management, HR, Organisationsentwicklung oder externen Kultur-/Change-Experten durchgeführt. Unterstützend wirken Führungskräfte und Schlüsselpersonen der Organisation, um kulturelle Realitäten realistisch zu erfassen und tragfähige Leitlinien zu entwickeln.
Wichtig ist, dass sowohl kulturelle Expertise als auch Projektkompetenz eingebunden werden — nur so entsteht eine stimmige und praxistaugliche Ausgestaltung.

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Potenzielle Probleme

Herausforderungen entstehen häufig, wenn Kulturthemen ignoriert oder unterschätzt werden. Wird Projektmanagement rein technisch verstanden, ohne kulturelle Einbettung, kommt es oft zu Widerstand, Passungsproblemen oder verdeckten Blockaden. Kritisch ist auch, wenn Führungsansätze oder Methoden nicht zur Kultur passen — etwa wenn stark hierarchische Organisationen abrupt agile Arbeitsweisen einführen oder umgekehrt.
Ebenso problematisch ist es, wenn Organisationswerte zwar formuliert, aber nicht authentisch gelebt werden — dann verlieren Projektleitung und Organisation an Glaubwürdigkeit. Wird die Organisationsvorbereitung schließlich nur formal durchgeführt, ohne die Menschen aktiv einzubeziehen, bleibt sie ein reines Dokumentationsritual statt wirksamer Gestaltungsprozess.