Der Project Business Plan ist ein zentrales Instrument der Projektdurchführung im Rahmen des Project Operation Models (POM) und dient der detaillierten Dokumentation aller relevanten Projektmanagement-Inhalte.

Der wesentliche Mehrwert des Project Business Plans liegt darin, dass er sämtliche Planungs-, Steuerungs- und Controllinginformationen strukturiert zusammenführt und langfristig verfügbar macht. Durch diese umfassende Dokumentation können Projektbeteiligte jederzeit auf alle Details zugreifen, was die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Qualität der Entscheidungen im Projekt erheblich erhöht.

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Der Business Plan enthält detailliert alle wesentlichen Elemente des Projektmanagements. Dazu gehören der Projektstrukturplan, der die Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten abbildet, der Projektablaufplan mit zeitlicher und logischer Struktur der Aktivitäten, das Chancen- und Risikomanagement, das die Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken dokumentiert, sowie das Stakeholdermanagement, Qualitätsmanagement, Beschaffungsmanagement und weitere relevante Bereiche wie Kommunikations- oder Änderungsmanagement. Jedes Kapitel ist so gestaltet, dass sowohl interne Projektteams als auch externe Stakeholder detaillierte Informationen nachvollziehen und nutzen können.

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Der Sinn und Nutzen des Project Business Plans besteht in der Bereitstellung einer umfassenden, konsolidierten Informationsquelle. Er unterstützt die Planung und Steuerung, indem er eine fundierte Basis für Entscheidungen, Controlling und Anpassungen bietet. Zudem erleichtert er die Kommunikation, sowohl innerhalb des Projektteams als auch gegenüber externen Partnern oder Managementgremien. Der Business Plan stellt sicher, dass alle relevanten Informationen konsistent, aktuell und nachvollziehbar dokumentiert sind, wodurch Projektkontinuität auch bei personellen Wechseln gewährleistet wird.

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Der Project Business Plan wird sukzessive über die verschiedenen Projektphasen hinweg aufgebaut. Bereits in der Projektentscheidung werden erste Inhalte und Strukturen definiert, im Projektentwurf werden die Dokumentationen detaillierter, in der Projektdefinition erfolgt die Festigung der Inhalte, und in der Projektplanung wird der Business Plan schließlich vollständig befüllt. Während der Projektdurchführung erfolgt eine laufende Aktualisierung, sodass der Plan stets den aktuellen Stand des Projekts widerspiegelt und als belastbares Nachschlagewerk dient.

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Ein Project Business Plan macht besonders Sinn, wenn Projekte komplex, umfangreich oder langfristig sind und viele Teilprojekte, Schnittstellen oder Stakeholder involvieren. Er ist besonders wertvoll bei Projekten mit hoher Berichtspflicht, regulatorischen Anforderungen oder wenn eine nachhaltige Dokumentation für spätere Projekte oder Audits erforderlich ist. Weniger sinnvoll ist ein detaillierter Business Plan bei sehr kleinen, kurzfristigen oder informellen Projekten, bei denen der Aufwand für eine umfassende Dokumentation den Nutzen übersteigen könnte.

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Für die Erstellung und Pflege des Business Plans sind klare Absprachen und Verantwortlichkeiten erforderlich. Dazu zählen die Definition, welche Inhalte von welchen Rollen geliefert und gepflegt werden, die Regelung der Aktualisierungszyklen sowie die Sicherstellung der Konsistenz zwischen Business Plan, Project Dashboard und anderen Planungsinstrumenten.

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Die Erstellung kann intern erfolgen oder durch externe PMO-Spezialisten, Berater oder Projektmanagement-Experten unterstützt werden. 

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Risiken oder Fehlentscheidungen bei der Nutzung eines Project Business Plans entstehen vor allem dann, wenn die Dokumentation unvollständig, inkonsistent oder veraltet ist. Ebenso problematisch ist es, wenn kein klarer Pflegeprozess existiert oder Verantwortlichkeiten unklar sind. In solchen Fällen verliert der Business Plan seinen Nutzen als Steuerungs- und Nachschlageinstrument.

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Insgesamt ist der Project Business Plan ein unverzichtbares Werkzeug der Projektdurchführung. Er schafft detaillierte Transparenz, unterstützt die Planung, Steuerung und Kommunikation und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen langfristig verfügbar und nachvollziehbar bleiben – wodurch er einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg leistet.