Das Project Dashboard ist ein zentrales Instrument der Projektdokumentation im Rahmen des Project Operation Models (POM) und dient als visuelle und inhaltliche Sammelstelle aller relevanten Informationen, Kennzahlen und Planungsinhalte des Projekts.

Der wesentliche Mehrwert des Project Dashboards liegt in seiner Funktion als zentrale Steuerungs- und Kommunikationsplattform: Es bietet jederzeit einen kompakten, strukturierten und transparenten Überblick über den aktuellen Projektstatus, den Fortschritt und die wesentlichen Kennzahlen (KPIs). Dadurch wird es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Planung, Steuerung und Kommunikation im gesamten Projektverlauf.

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Das Dashboard enthält aufbereitet und übersichtlich alle wesentlichen Elemente des Projektmanagements – dazu gehören unter anderem der Projektstrukturplan (PSP), der die Aufteilung des Projekts in Arbeitspakete zeigt, der Projektablaufplan mit Zeit- und Meilensteinübersicht, das Chancen- und Risikomanagement, das Stakeholdermanagement sowie weitere Themen wie Qualitätsmanagement, Beschaffungsmanagement oder Kommunikationsplanung. Jedes dieser Themen wird auf einer eigenen Folie oder Seite kompakt dargestellt, sodass sowohl das Projektteam als auch externe Stakeholder schnell und gezielt auf die relevanten Informationen zugreifen können.

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Der Sinn und Nutzen des Project Dashboards besteht in der schnellen und einheitlichen Bereitstellung aller aktuellen Projektdaten. Es ermöglicht ein effizientes Monitoring, unterstützt die Entscheidungsfindung und verbessert die Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Im Rahmen der Planung und Steuerung fungiert es als operatives Führungsinstrument, da Abweichungen von Zeitplänen, Budgets oder Zielen unmittelbar sichtbar werden. Darüber hinaus leistet das Dashboard einen wichtigen Beitrag zur Kommunikation – sowohl intern im Projektteam als auch extern gegenüber Kunden, Auftraggebern oder Managementgremien. So können komplexe Informationen anschaulich präsentiert und der Projektfortschritt faktenbasiert dokumentiert werden.

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Das Project Dashboard wird sukzessive über die verschiedenen Projektphasen hinweg aufgebaut. Bereits in der Projektentscheidung und im Projektentwurf werden erste Inhalte definiert, in der Projektdefinition folgen detailliertere Strukturen und Pläne, und in der Projektplanung wird das Dashboard schließlich mit allen relevanten Kennzahlen und Inhalten vollständig befüllt. Während der Projektdurchführung erfolgt die laufende Aktualisierung, sodass es stets den aktuellen Stand widerspiegelt und als lebendes Steuerungsinstrument fungiert.

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Ein Project Dashboard macht besonders dann Sinn, wenn ein Projekt mehrere Teilbereiche, Arbeitspakete oder Schnittstellen umfasst, die regelmäßig überwacht und koordiniert werden müssen. Es ist besonders nützlich in Projekten mit hoher Berichtspflicht oder bei komplexen Stakeholderstrukturen, da es Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherstellt. Weniger sinnvoll ist es, wenn Projekte sehr klein, kurzfristig oder informell geführt werden und eine detaillierte Übersicht keinen zusätzlichen Mehrwert liefert.

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Für die Nutzung des Dashboards sind klare Absprachen und Verantwortlichkeiten erforderlich – etwa, wer für die Pflege der einzelnen Themenbereiche zuständig ist, in welchen Intervallen Aktualisierungen erfolgen und wie die Datenquellen (z. B. aus Planungstools, Controlling-Systemen oder Statusberichten) angebunden werden. Ebenso sollte definiert werden, in welchem Format das Dashboard geführt wird – beispielsweise als PowerPoint-Übersicht, interaktive Online-Plattform oder Tool-basiertes Reporting.

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Ein professionelles Project Dashboard kann intern erstellt oder über externe PMO-Spezialisten, Tool-Berater oder Reporting-Experten unterstützt werden. 

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Fehlentscheidungen oder Probleme beim Aufbau eines Dashboards entstehen häufig dann, wenn zu viele oder unstrukturierte Informationen integriert werden und dadurch die Übersicht verloren geht. Ebenso kann es ineffizient werden, wenn das Dashboard nicht regelmäßig gepflegt wird oder keine klare Verantwortlichkeit für die Datenaktualisierung besteht. In solchen Fällen verliert es seine Steuerungsfunktion und wird zu einem statischen Dokument statt zu einem aktiven Führungsinstrument.

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Insgesamt ist das Project Dashboard ein Schlüsselinstrument der Projektdurchführung: Es schafft Transparenz, fördert die Kommunikation, unterstützt die Steuerung und ermöglicht eine faktenbasierte Entscheidungsfindung. Richtig eingesetzt, wird es zu einem zentralen Werkzeug für den Projekterfolg – als Verbindung zwischen Planung, Controlling und Kommunikation im gesamten Projektverlauf.