Einordnung POM

Das Tool-Training ist ein Element der Projektvorbereitung innerhalb des Project Operation Models (POM) und dient dazu, alle Projektbeteiligten sicher im Umgang mit den eingesetzten digitalen Werkzeugen zu machen. Es vermittelt die Anwendung von Projektmanagement- und Kollaborationstools wie Jira, Confluence, Monday.com, Azure DevOps oder vergleichbaren Systemen. Ziel ist es, eine einheitliche und strukturierte Nutzung dieser Tools sicherzustellen, sodass Planung, Steuerung, Zusammenarbeit und Dokumentation effizient unterstützt werden.

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Warum Tool-Training?

Der Mehrwert eines Tool-Trainings liegt darin, dass es Bedienunsicherheit, Medienbrüche und individuelle „Insellösungen“ vermeidet. Wenn alle Beteiligten die gleichen Funktionen beherrschen und die Tools einheitlich nutzen, verbessert sich die Transparenz im Projekt, Doppelarbeit wird reduziert und Informationen sind zentral verfügbar. Besonders in hybriden oder agilen Umgebungen, in denen Tools eine tragende Rolle für Backlogs, Boards, Reporting und Wissensmanagement spielen, sorgt Tool-Training für Stabilität und Prozesssicherheit.

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Inhalt des Tool-Trainings

Ein Tool-Training umfasst die Einführung in Benutzeroberfläche, Funktionen und Best Practices der relevanten Systeme. Dazu gehören z. B. das Anlegen und Pflegen von Tickets, Boards und Sprints in Jira, das Erstellen und Strukturieren von Dokumentationen in Confluence, das Arbeiten mit Boards und Automatisierungen in Monday.com oder das Managen von Pipelines und Work Items in Azure DevOps. Ergänzend werden projektspezifische Konfigurationen, Workflows, Berechtigungskonzepte sowie Do’s & Don’ts vermittelt, um eine konsistente Nutzung sicherzustellen.

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Randbedingungen

Das Tool-Training sollte in der frühen Projektvorbereitungsphase stattfinden — idealerweise bevor die operative Arbeit im Tool startet. Es richtet sich an alle Personen, die mit dem System arbeiten, einschließlich Führungskräfte, Stakeholder oder PMO-Einheiten. Wichtige Voraussetzungen sind der Zugang zu den Tools, eine definierte Tool-Strategie im Projekt sowie klare Regeln, wie die Tools genutzt und gepflegt werden sollen.

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Wer führt das Training durch?

Tool-Trainings werden häufig von internen IT- oder PM-Einheiten, Key-Usern, Tool-Administratoren oder externen Tool-Anbietern durchgeführt. Die Formate reichen von kurzen Einführungssessions über praxisorientierte Workshops bis hin zu modularen Schulungsreihen für verschiedene Nutzergruppen (Einsteiger, Power-User, Administratoren). Entscheidend ist, dass das Training nah an den realen Projektprozessen ausgerichtet ist — reine Funktionsschulungen ohne Praxisbezug bleiben oft wirkungsschwach.

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Potenzielle Probleme

Probleme entstehen häufig, wenn Tools ohne klare Regeln eingeführt werden oder jede Person das Tool anders nutzt. Auch zu komplexe Konfigurationen können zu Frustration und ineffizienter Arbeit führen. Kein Sinn ergibt ein Tool-Training, wenn die Organisation kein verbindliches Nutzungskonzept verfolgt — dann werden die Tools uneinheitlich verwendet, Informationen verteilen sich unstrukturiert und der Nutzen der Systeme bleibt weit unter den Möglichkeiten.