Kanban im Projektmanagement ist eine agil orientierte Methode, die auf der Visualisierung von Arbeitsprozessen basiert. Sie dient dazu, Aufgaben und Arbeitspakete übersichtlich auf Kanban-Boards darzustellen, den Fortschritt sichtbar zu machen und Engpässe im Workflow frühzeitig zu erkennen. Kanban unterstützt die kontinuierliche Optimierung von Prozessen durch eine Pull-basierte Steuerung und klar definierte Arbeitsschritte, wodurch Teams ihre Aufgaben effizient organisieren können.

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Im Rahmen des Project Operation Models (POM) wird in der Projektdefinitionsphase entschieden, ob Kanban als Vorgehensmodell eingesetzt wird.

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Die Wahl von Kanban bietet mehrere Vorteile: Sie erhöht die Transparenz im Projekt, verbessert die Teamkommunikation, ermöglicht flexibles Priorisieren von Aufgaben und fördert die kontinuierliche Prozessverbesserung. Ein großer Vorteil von Kanban ist, dass es dort ansetzt, wo das Team gerade steht, ohne dass die gesamte Organisation für das Framework umgestellt werden muss. Durch die Visualisierung und die Prinzipien wie WIP-Limits und Flussfokus können Engpässe und Blockaden schneller erkannt und behoben werden, wodurch die Effizienz und Zuverlässigkeit der Projektabläufe gesteigert werden.

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Für eine erfolgreiche Einführung von Kanban müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören klar definierte Prozesse, ein gewisses Maß an Selbstorganisation im Team, die Bereitschaft zur kontinuierlichen Überwachung und Anpassung der Workflows sowie geeignete Tools oder physische Kanban-Boards. Auch die Kommunikation über Aufgaben, Prioritäten und Blockaden sollte transparent und regelmäßig erfolgen.

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Die Entscheidungsparameter für Kanban hängen von der Projektart, Komplexität und Dynamik der Anforderungen ab. Kanban eignet sich besonders für Projekte mit stetig wechselnden Prioritäten, inkrementellen Lieferungen und einem hohen Bedarf an flexibler Ressourcenplanung. Weniger geeignet ist Kanban für Projekte, die stark sequenziell, stark reguliert oder mit festen Deadlines verbunden sind.

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Fehler bei der Entscheidung entstehen häufig, wenn Kanban ohne klare Prozessdefinition oder Teamakzeptanz eingeführt wird. Ein besonders häufiger Fehler in der Praxis ist die Nichtberücksichtigung der grundlegenden Prinzipien von Kanban, die entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung sind. Auch die Vernachlässigung regelmäßiger Anpassungen, unklare Prioritäten oder fehlende Transparenz können den Nutzen stark mindern. Eine sorgfältige Analyse und Vorbereitung in der Definitionsphase ist daher entscheidend, um die Methode erfolgreich einzusetzen.