Die Vorbereitung der Planung und Steuerung im Projektmanagement beschreibt alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten für eine effektive Steuerung des Projekts festzulegen. Im Rahmen des Project Operation Models (POM) ist diese Vorbereitung ein zentrales Element der Projektplanungsphase und schafft die organisatorischen und methodischen Grundlagen für die anschließende operative Projektsteuerung. Ziel ist es, vor dem offiziellen Projektstart klar zu definieren, wie die Planung, Steuerung und das Controlling des Projekts ablaufen sollen.

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Zur Einordnung: Planung und Steuerung beginnen offiziell mit dem Kick-off des Projekts, bei dem Projektziele und das Projekt-Regelwerk in Kraft gesetzt werden. Sie umfassen die fortlaufende Pflege und Aktualisierung aller in den vorangegangenen Phasen erstellten Pläne – etwa des Projektstrukturplans, Projektablaufplans, Stakeholdermanagements sowie der Chancen-Risiko-Analyse. Ein weiterer zentraler Bestandteil ist das Projektcontrolling, das sowohl den inhaltlichen Fortschritt als auch die Kostenentwicklung kontinuierlich überwacht und Anpassungen über das Change Management begleitet.

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Die Vorbereitung der Planung und Steuerung innerhalb der Projektplanungsphase umfasst insbesondere die Definition von Prozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten. Es wird festgelegt, welche Pläne aktiv begleitet werden müssen, wie das Reporting aufgebaut ist, welche KPIs erhoben werden, wer die zentralen Ansprechpartner sind und welche regelmäßigen Meetings für das Controlling aufgesetzt werden. Damit wird sichergestellt, dass die operative Projektsteuerung nach Projektstart reibungslos und effizient funktioniert.

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Der Mehrwert dieser Vorbereitung liegt in der Schaffung von Klarheit, Struktur und Transparenz für alle Beteiligten. Sie ermöglicht eine koordinierte und nachvollziehbare Projektsteuerung, verhindert Doppelarbeit oder Lücken in der Verantwortlichkeit und stellt sicher, dass Reporting, Kommunikation und Controlling aufeinander abgestimmt sind. Eine gut vorbereitete Steuerungsstruktur ist entscheidend, um auf Veränderungen im Projektverlauf schnell und fundiert reagieren zu können.

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Für die Durchführung dieser Vorbereitung sind fundierte Kenntnisse im Projektmanagement, insbesondere in Projektorganisation, Reporting und Controlling, erforderlich. Ebenso wichtig sind kommunikative Fähigkeiten und die Fähigkeit, Schnittstellen und Informationsflüsse effizient zu gestalten.

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Fehler entstehen häufig durch unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Definition von Reporting-Strukturen oder nicht abgestimmte Controlling-Prozesse. Auch eine unzureichende Festlegung von KPIs oder zu spät eingeplante Regelkommunikation kann dazu führen, dass Steuerungsinformationen lückenhaft oder verspätet vorliegen.

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Als Voraussetzungen für eine erfolgreiche Vorbereitung gelten klar definierte Projektziele, ein Überblick über alle relevanten Projektpläne, eine abgestimmte Organisationsstruktur und eine transparente Rollenverteilung. Nur wenn diese Elemente vorhanden sind, kann die Planung und Steuerung des Projekts methodisch sauber und wirkungsvoll umgesetzt werden.