Was kann schiefgehen bei einem Projektablaufplan?

Typische Stolpersteine und Lösungsansätze für einen erfolgreichen Projektablaufplan.

Ein Projektablaufplan dient als zentrale Grundlage für die zeitliche Strukturierung und Steuerung eines Projekts. Er zeigt Abhängigkeiten, definiert Aufgaben sowie Meilensteine und sorgt für Transparenz im Projektteam. Doch wenn bei der Erstellung oder Umsetzung Fehler passieren, kann der Ablaufplan selbst zur Ursache von Verzögerungen, Kostensteigerungen oder Projektabbrüchen werden. Der folgende Artikel zeigt typische Risiken und Probleme auf.

1. Unklare Ziele und unvollständige Aufgabenanalyse

Wenn Ziele oder Anforderungen nicht eindeutig definiert oder Arbeitspakete im Projektstrukturplan nicht vollständig und strukturiert beschrieben sind, basiert der gesamte Ablaufplan auf Annahmen. Der Projektstrukturplan legt die inhaltliche Definition fest (PSP = inhaltliche Definition), während der Ablaufplan die zeitliche und logische Anordnung vorgibt. Da der Ablaufplan auf den im Projektstrukturplan priorisierten Arbeitspaketen aufbaut, besteht eine hohe Abhängigkeit von dessen Richtigkeit und Vollständigkeit. Unklare Inhalte oder fehlende Abhängigkeiten im Projektstrukturplan können zu falschen Prioritäten, Überschneidungen in Aufgaben, unnötigen Aktivitäten oder ständigen Planänderungen führen. Folge: Der Plan steuert in eine falsche Richtung.

2. Unrealistische Zeitplanung

Zu optimistische oder zu konservative Zeitansätze führen zu Problemen im Projektverlauf, da Termine nicht eingehalten werden, ständiger Zeitdruck entsteht und keine Puffer für Unvorhergesehenes vorhanden sind. Der Einbau von Pufferzeiten ist zwingend zu berücksichtigen, da die Praxis nahezu immer von der theoretischen Planung abweicht.

3. Fehlende Ressourcenplanung

Ein Ablaufplan ist nur dann realisierbar, wenn genügend Personal, Budget und Materialien verfügbar sind. Auch hier ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Projektstrukturplan notwendig, da die Ressourcen dort definiert werden (PSP = Welche Ressourcen?), während der Ablaufplan bestimmt, wann und wie lange diese Ressourcen eingesetzt werden. Typische Risiken sind Fachkräftemangel, die Überlastung einzelner Personen oder fehlende Tools beziehungsweise Genehmigungen.

4. Abhängigkeiten werden übersehen

Wird die Reihenfolge von Aufgaben oder externe Abhängigkeiten (z. B. Lieferanten, Freigaben) nicht berücksichtigt, kommt es zu Verzögerungen. Alle Abhängigkeiten, intern wie extern, müssen im Projektablaufplan berücksichtigt werden, um realistische Termine, Pufferzeiten und Risikoabschätzungen planen zu können. Beispiel: Team B kann nicht starten, weil Team A länger braucht.

5. Fehlende Flexibilität im Plan

Ein starrer Plan ignoriert, dass sich Rahmenbedingungen ändern können. Diese Flexibilität bezieht sich auf Pufferzeiten, Abhängigkeiten, Ressourcen, Meilensteine (vs. Deadlines) und iterative Aktualisierungen. Konsequenz: Der Ablaufplan veraltet schnell und verliert seine Steuerungsfunktion.

6. Mangelnde Kommunikation

Ein guter Plan hilft nicht, wenn ihn niemand kennt oder versteht. Typische Kommunikationsprobleme entstehen, wenn der Plan nicht geteilt wird, Änderungen nicht kommuniziert werden und Verantwortlichkeiten unklar sind. Lösungen dafür können eine zielgruppenorientierte Kommunikation, eine gute Visualisierung des Planes sowie die Kommunikation über regelmäßige Statusmeetings und Dashboards sein.

7. Keine regelmäßige Aktualisierung

Ein Projektablaufplan ist kein statisches Dokument. Wenn er nicht an den aktuellen Projektstatus angepasst wird, verliert er an Aussagekraft. Folge: Entscheidungen basieren auf veralteten Informationen.

8. Risiken werden nicht berücksichtigt

Risiken wie Verzögerungen, technische Probleme oder Personalwechsel werden nicht in den Ablaufplan integriert. Besser: Pufferzeiten und Alternativszenarien einplanen. Der Projektablaufplan nutzt die Risikoanalyse, um zeitliche Puffer, Ressourcenreserven und kritische Pfade zu planen, sodass Risiken proaktiv gemanagt werden können.

9. Zu grober oder zu detaillierter Plan

Ein zu grober Plan gibt keine Orientierung. Ein übermäßig detaillierter Plan erzeugt Bürokratie und verringert die Flexibilität. Der Projektablaufplan ist ideal, wenn er alle Arbeitspakete mit Start- und Endtermin, Abhängigkeiten und Ressourcen abbildet – aber ohne überflüssige Unteraufgaben, die Übersicht und Flexibilität zerstören. Ein angemessenes Maß an Detailtiefe ist entscheidend.

Fazit

Ein Projektablaufplan kann nur erfolgreich sein, wenn er auf klaren Zielen basiert, realistisch geplant ist, Ressourcen und Abhängigkeiten berücksichtigt, kommuniziert und verstanden wird, regelmäßig aktualisiert wird und flexibel auf Veränderungen reagiert. Ein guter Projektablaufplan ist kein starres Dokument, sondern ein dynamisches Steuerungsinstrument, das sich kontinuierlich an die Realität des Projekts anpasst.