Wie erstelle ich eine Roadmap im Projektmanagement?

Ein kompakter Leitfaden, wie eine klare Roadmap im Projektmanagement entsteht und Orientierung für alle Beteiligten schafft.

Eine Roadmap gehört zu den wirkungsvollsten Werkzeugen im Projektmanagement – sie ist sozusagen das Navigationssystem des Projekts. Sie zeigt, wohin es gehen soll, ohne jeden einzelnen Schritt erklären zu müssen (das übernimmt der Projektablaufplan, der manchmal gerne zu viel erklärt). Eine gute Roadmap schafft Orientierung, vermittelt strategische Schwerpunkte und zeigt zeitliche Zusammenhänge – und das alles so übersichtlich, dass selbst vielbeschäftigte Stakeholder sie gern anschauen.

Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie eine Roadmap entsteht, welche Elemente sie benötigt und worauf bei der Erstellung besonders zu achten ist. Ganz ohne unnötige Komplexität – die kommt im Projektalltag meist früh genug.

1. Ziel und Zweck der Roadmap bestimmen

Bevor die inhaltliche Arbeit beginnt, sollte klar sein, welchen Zweck die Roadmap erfüllen soll und wer sie nutzt. Eine Roadmap ohne Ziel ist wie ein Navigationsgerät ohne Adresse – hübsch anzusehen, aber wenig hilfreich.

Wichtige Fragen in diesem Schritt sind:

• Wer ist die Zielgruppe? (Management, Team, Kunde – alle mit leicht unterschiedlichen Erwartungen)

• Wofür wird die Roadmap genutzt? (Ausrichtung, Kommunikation, Entscheidungsvorbereitung)

• Welche Flughöhe ist angemessen? (strategisch, taktisch – aber nicht operativ im "To-do-Liste-am-Rand-des-Bildschirms"-Stil)

• Welche Informationen dürfen nicht fehlen?

Eine klare Zielsetzung sorgt dafür, dass die Roadmap später verständlich, relevant und angenehm frei von Überraschungen bleibt.

2. Visuelle Darstellung und Zeithorizont wählen

Die visuelle Gestaltung entscheidet darüber, ob eine Roadmap intuitiv verstanden wird – oder ob die Betrachter so tun, als würden sie sie verstehen. Eine gute Roadmap ist übersichtlich, klar und lädt fast schon ein, sie anzuschauen.

Eine solide Roadmap beginnt mit einer horizontalen Zeitachse, der Bühne, auf der alles stattfindet. Darauf werden die Streams wie Technik, Organisation oder Rollout als Zeilen angeordnet. Diese Struktur zeigt auf einen Blick, wie verschiedene Themenstränge zusammenspielen.

Innerhalb dieser Streams werden übergeordnete Aufgabenblöcke visualisiert. Sie zeigen strategische Arbeitspakete und stellen sicher, dass der Blick aufs große Ganze gewahrt bleibt. Statt operativer Details wie „Testfall XY schreiben“ stehen hier Blöcke wie „Testkonzept erstellen“ oder „MVP entwickeln“. Das hält die Roadmap lesbar und verhindert, dass sie aussieht wie das Tagebuch eines Entwicklers.

Ebenso wichtig ist die Visualisierung der Meilensteine. Diese werden in der Regel als gut sichtbare Marker dargestellt – beispielsweise als Rauten, Punkte oder kleine Symbole entlang der Zeitachse. Ihr Zweck ist es, eindeutige Orientierungspunkte zu setzen: Hier endet ein wichtiger Projektabschnitt. Hier beginnt ein neuer. Je klarer Meilensteine sichtbar sind, desto besser lässt sich der Fortschritt nachvollziehen.

Damit die Roadmap nicht wirkt, als wäre sie im Fünf-Minuten-Takt entstanden, helfen Farben und Symbole, um Themen zu unterscheiden und Bedeutungsebenen sichtbar zu machen. Das Ziel bleibt aber immer: Reduktion auf das Wesentliche – eine Kunst, die in Projekten oft schwerer ist als gedacht.

Für die Visualisierung stehen zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, je nachdem, ob die Roadmap eher zur Abstimmung, zur Präsentation oder zur kontinuierlichen Planung genutzt wird.

Typische Tools sind:

• PowerPoint oder Keynote – ideal für klare, präsentationsfähige Roadmaps

• Miro oder FigJam – flexibel, kollaborativ, gut für Workshops

• Jira Advanced Roadmaps oder Azure DevOps – perfekt für agile Teams mit laufender Planung

• Smartsheet, Monday oder Wrike – gut geeignet für Roadmaps mit strukturierten Abhängigkeiten

Wichtig ist weniger das Tool – entscheidend ist, dass die Roadmap klar, verständlich und aktualisierbar bleibt.

3. Streams definieren

Streams strukturieren die Roadmap in größere, thematisch oder phasenbezogene Bereiche. Sie bilden das Grundgerüst und sorgen dafür, dass Inhalte logisch gruppiert werden.

Beispiele:

Phasenorientiert:

• Projektentscheidung

• Projektplanung

• Projektdurchführung

• Rollout / Abschluss

Themenorientiert:

• Technik / IT

• Prozesse / Organisation

• Change & Kommunikation

• Test & Qualitätssicherung

Die Struktur sollte so einfach wie möglich sein – niemand möchte eine Roadmap, die aussieht wie ein Familien-Stammbaum aus dem 17. Jahrhundert.

4. Wichtige Aufgabenblöcke & Meilensteine ableiten

Eine Roadmap lebt von klar erkennbaren Ergebnissen – und davon, dass sie nicht mit Aufgaben überladen ist, die eigentlich nur das Projektteam interessieren. Übergeordnete Aufgabenblöcke helfen, die wesentlichen Themen sichtbar zu machen.

Ein übergeordneter Aufgabenblock könnte beispielsweise lauten: „Systemarchitektur finalisieren“. Viele Einzeltätigkeiten führen dorthin, aber nur das finale Ergebnis ist relevant für die Roadmap. Genau solche Ergebnisse bilden später die Basis für Meilensteine, die großen Momente im Projekt.

Meilensteine markieren zentrale Fortschrittspunkte und zeigen, dass ein wesentlicher Abschnitt abgeschlossen wurde. Neben Hauptmeilensteinen können auch Zwischenmeilensteine, Reviews oder Quality-Gates abgebildet werden. Sie strukturieren den Projektfortschritt und bieten regelmäßige Orientierungspunkte – ähnlich wie Kilometermarken, nur ohne die körperliche Anstrengung.

Typische Meilensteine sind:

• Freigaben (z. B. Architektur‑Review abgeschlossen)

• Zentrale Lieferobjekte (z. B. Lastenheft, Prototyp)

• Releases oder MVP‑Bereitstellungen

• Abgeschlossene Tests oder Prüfschritte

5. Abhängigkeiten & Risiken berücksichtigen

Abhängigkeiten und übergeordnete Risiken bestimmen, ob die Roadmap realistisch wirkt.

Abhängigkeiten zeigen, wie zentrale Ergebnisse oder Aufgabenblöcke voneinander abhängen. Sie machen sichtbar, wo Engpässe entstehen können.

Dazu zählen:

• interne Abhängigkeiten (z. B. „Testkonzept startet erst nach finaler Systemarchitektur“)

• externe Abhängigkeiten (z. B. behördliche Freigaben oder Lieferanten)

Auch hier gilt: Nur strategisch relevante Abhängigkeiten gehören hinein. Operative Abhängigkeiten würden die Roadmap überladen und vermutlich niemanden glücklicher machen.

Risiken ergänzen dieses Bild. Übergeordnete Risiken aus der Risikoanalyse, die mehrere Streams oder Ergebnisse beeinflussen können, sollten sichtbar werden. Dabei geht es nicht darum, jedes Risiko abzubilden – sondern die großen, die wirklich etwas bewegen (und damit auch Zeitpläne kippen können).

Wichtig: Wenn ein Risiko potenziell Verzögerungen auslöst, sollte der betroffene Meilenstein einen zeitlichen Puffer erhalten. Das wirkt professionell, realistisch und verhindert Erwartungslücken. Die detaillierten Maßnahmen zur Risikobehandlung bleiben jedoch in der Risikoanalyse.

6. Dokumentation & Einbettung in das Projektumfeld

Eine Roadmap entfaltet ihren vollen Nutzen erst dann, wenn sie sauber dokumentiert und im Projektumfeld verankert ist. Sie sollte deshalb nicht als lose Datei „irgendwo im Projektordner“ enden, sondern fester Bestandteil zentraler Projektunterlagen sein.

Im POM wird die Roadmap in folgende Dokumente integriert:

• Project-Dashboard – als sichtbares Steuerungsinstrument, das den Projektstatus auf einen Blick vermittelt.

• Project Businessplan / Projektsteckbrief – um Ziele, Vorgehen, strategische Einordnung und Zeitplanung konsistent darzustellen.

Die Einbettung an zentraler Stelle sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version der Roadmap haben. Gleichzeitig unterstützt sie Transparenz, erleichtert die Abstimmung und verhindert, dass verschiedene Versionen im Projekt „herumfliegen“. Kurz gesagt: Eine gut platzierte Roadmap spart Diskussionen – manchmal sogar überraschend viele.

Fazit

Eine Roadmap verbindet Strategie, Kommunikation und grobe Planung in einem einzigen Bild. Sie beantwortet die Kernfragen: Was passiert wann? Welche Ergebnisse stehen im Mittelpunkt? Wie hängen die Schritte zusammen? Eine gut gestaltete Roadmap führt alle Projektbeteiligten sicher durch das Vorhaben – und sorgt im besten Fall dafür, dass man seltener erklären muss, „wo wir gerade stehen“.

Eine weitere hilfreiche und gut strukturierte Übersicht bietet Projekte leicht gemacht. Dort wird der Aufbau und die Erstellung einer Roadmap ebenfalls klar und praxisnah erklärt.