Die strukturierte Erfassung und Klassifizierung von Anforderungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Anforderungsanalyse. Nachdem Anforderungen erhoben wurden, sorgt ihre systematische Ordnung dafür, dass aus einer Vielzahl einzelner Erwartungen ein konsistentes Gesamtbild entsteht. Sie schafft Transparenz darüber, was tatsächlich benötigt wird, warum es benötigt wird und wie diese Anforderungen in ein umsetzbares System überführt werden können. Eine klare Struktur hilft dabei, Missverständnisse zu reduzieren und Verantwortlichkeiten zu klären.

Der Mehrwert dieser Klassifizierung liegt insbesondere in der besseren Steuerbarkeit von Projekten: Anforderungen lassen sich priorisieren, Abhängigkeiten und Schnittstellen werden sichtbarer und Zielkonflikte können früh erkannt werden. So können beispielsweise auch Anforderungen zu offengelegten Schnittstellen erhoben werden, die sonst schnell vergessen werden und die so in einer möglichen späteren Integration schwere Folgen haben können. Gleichzeitig verbessert eine strukturierte Sicht die Kommunikation zwischen zielorientierten Stakeholdern, Management und Umsetzungsteams und reduziert das Risiko späterer Änderungen.

Ein bewährter Ansatz besteht darin, Anforderungen entlang ihrer Herkunft sowie ihres inhaltlichen Fokus zu ordnen. Dadurch entsteht eine logische Verbindung zwischen strategischen Erwartungen und operativer Umsetzung. Je nach Projektart müssen die Anforderungen natürlich noch tiefer klassifiziert werden, um beispielsweise die oben benannten Schnittstellen definieren zu können. Daher ist die folgende Klassifizierung vorzugsweise auf eine universelle Projektanwendung.

📝Artikel: Lastenheft vs. Pflichtenheft

📝Studie: Analyse der NaPiRE-Studie

Anforderungen nach ihrer Herkunft

Am Anfang kann es Sinn machen, sich die Frage zu stellen, woher die Anforderungen kommen. Die Herkunft gibt häufig bereits Hinweise auf ihre Priorität, ihren Zweck und ihren späteren Einfluss auf das Projekt.

Stakeholder-Anforderungen

Stakeholder-Anforderungen beschreiben Erwartungen und Bedürfnisse aller relevanten Anspruchsgruppen – etwa Auftraggeber, Nutzende, interne Fachbereiche oder Betriebseinheiten, je nach Projekt. Häufig sind sie zunächst lösungsneutral formuliert und konzentrieren sich auf den gewünschten Nutzen.

Beispiele:

Projekt "CareConnect" (Gesundheitszentrum): Patientinnen und Patienten erwarten eine einfache Online-Terminbuchung.
Projekt "FitNow" (Fitnesskette): Mitglieder wünschen sich eine besonders intuitive mobile Bedienoberfläche.
Projekt "AutoService+" (Werkstattnetzwerk): Der Servicebereich fordert eine transparente Einsicht in alle Buchungen zur besseren Einsatzplanung.

Business-Anforderungen

Business-Anforderungen leiten sich aus den strategischen und wirtschaftlichen Zielen einer Organisation, meist des Unternehmens ab.

Sie beantworten typischerweise Fragen wie:

Welches Problem soll gelöst werden?
An welcher Unternehmensvision soll sich orientiert werden?
Welcher geschäftliche Nutzen wird erwartet?
Welche Kennzahlen sollen verbessert werden?

Beispiele:

CareConnect: Die Terminauslastung soll um 20 % steigen und Verwaltungsaufwand reduziert werden. Unternehmensvision: Eine zugängliche, effiziente und patientenzentrierte Gesundheitsversorgung ermöglichen.
FitNow: Digitale Buchungen sollen Telefonanfragen deutlich senken und Personal entlasten. Unternehmensvision: Ein vollständig digitales Fitnesserlebnis schaffen, das maximale Flexibilität für Mitglieder bietet.
AutoService+: Zusatzleistungen (z. B. Reifenwechsel-Erinnerungen) sollen automatisiert angeboten werden, um den Umsatz pro Kunde zu erhöhen. Unternehmensvision: Zum führenden datengetriebenen Mobilitätsservice mit proaktiver Kundenbetreuung werden.

Regulatorische Anforderungen

Regulatorische Anforderungen entstehen durch Gesetze, Normen, Verträge oder interne Governance-Vorgaben. Besonders in stark regulierten Branchen besitzen sie häufig verpflichtenden Charakter. Diese Anforderungen sind von großer Bedeutung, werden jedoch häufig vernachlässigt, da der Fokus meist auf dem unmittelbaren Mehrwert des Projektergebnisses liegt. Sie sind ein zentraler Bestandteil der kontextualen Infrastruktur innerhalb des Project Operation Models.

Beispiele:

CareConnect: Gesundheitsdaten müssen DSGVO-konform gespeichert und besonders geschützt werden.
FitNow: Zahlungs- und Mitgliedsdaten sind revisionssicher zu archivieren.
AutoService+: Systemzugriffe müssen über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept gesteuert werden.

System- und Übergangsanforderungen

Die Anforderungen aus unterschiedlichen Quellen werden im nächsten Schritt konsolidiert und in eine umsetzbare Form überführt.

System-Anforderungen

System-Anforderungen übersetzen Stakeholder-, Business- und regulatorische Erwartungen in konkrete Vorgaben an das zu entwickelnde Produkt oder System. Sie bilden damit die zentrale Brücke zwischen fachlicher Perspektive und technischer Realisierung und sind ein wichtiger Schritt in der Anforderungsanalyse.

Gut formulierte System-Anforderungen sind:

eindeutig: Anforderungen sind klar und unmissverständlich formuliert, sodass sie von allen Beteiligten gleich interpretiert werden.
überprüfbar: Jede Anforderung lässt sich anhand definierter Kriterien testen oder messen.
konsistent: Anforderungen widersprechen sich nicht und sind logisch aufeinander abgestimmt.
priorisiert: Anforderungen sind nach ihrer Bedeutung geordnet, um fundierte Umsetzungsentscheidungen treffen zu können.

Sie reduzieren Interpretationsspielräume und schaffen eine stabile Grundlage für Planung, Architekturentscheidungen und Tests.

Beispiele:

CareConnect: Das System muss freie Arzttermine automatisch anzeigen und buchbar machen.
FitNow: Trainingskurse müssen digital reservierbar sein und Wartelisten automatisch verwalten.
AutoService+: Werkstattkapazitäten sollen in Echtzeit sichtbar sein, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Für eine höhere Steuerbarkeit werden System-Anforderungen üblicherweise weiter unterteilt. Diese Differenzierung erhöht die Planbarkeit und erleichtert die Zuordnung zu Verantwortlichkeiten.

Funktionale Anforderungen

Funktionale Anforderungen beschreiben, was ein System über welche Funktionen leisten muss, um die Stakeholderanforderungen, die Business-Anforderungen und die regolatorischen Anforderungen lösen zu können. Sie definieren konkrete Funktionen oder Verhaltensweisen.

Nutzen: Klare Grundlage für Entwicklung, Testfälle und Abnahmekriterien.

Beispiele:

CareConnect: Patientinnen und Patienten können verfügbare Termine sehen, buchen und verschieben.
FitNow: Mitglieder reservieren Kurse per App und erhalten sofort eine Buchungsbestätigung.
AutoService+: Kundinnen und Kunden buchen Werkstatttermine online und bekommen automatische Erinnerungen.

Qualitätsanforderungen

Qualitätsanforderungen (oft auch nicht-funktionale Anforderungen genannt) legen fest, wie gut eine Funktion erfüllt werden muss.

Typische Dimensionen sind:

Performance
Sicherheit
Zuverlässigkeit
Benutzerfreundlichkeit
Wartbarkeit

Nutzen: Definiert messbare Qualitätsstandards und schützt vor späteren Zielkonflikten.

Beispiele:

CareConnect: Die Terminseite lädt in unter zwei Sekunden, um Wartezeiten für Patientinnen und Patienten zu vermeiden.
FitNow: Das System erreicht eine Verfügbarkeit von mindestens 99,5 %, damit Kursbuchungen jederzeit möglich sind.
AutoService+: Sämtliche Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt, um Kundendaten zu schützen.

Technische Anforderungen

Technische Anforderungen geben Rahmenbedingungen für Architektur, Technologien, Schnittstellen oder Integrationen vor.

Beispiele können sein:

Nutzung bestimmter Schnittstellen
Vorgaben zur Systemlandschaft
Cloud- oder On-Premise-Betrieb
Sicherheitsarchitekturen

Nutzen: Sicherstellung der technischen Kompatibilität sowie langfristigen Betriebsfähigkeit.

Beispiele:

CareConnect: Der Betrieb erfolgt in einer zertifizierten EU-Cloud mit erhöhten Sicherheitsstandards.
FitNow: Eine REST-API integriert das Buchungssystem direkt in die bestehende Mitgliederverwaltung.
AutoService+: Administrative Zugriffe werden durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert.

Übergangsanforderungen

Übergangsanforderungen beschreiben temporäre Bedingungen, die notwendig sind, um vom aktuellen Zustand in den zukünftigen Zielzustand zu gelangen und spätestens zum Projektabschluss erfolgreich erfüllt sein müssen.

Dazu zählen beispielsweise:

Datenmigrationen: Bestehende Daten werden strukturiert und verlustfrei in das neue System überführt.
Schulungskonzepte: Nutzende und Betriebspersonal werden gezielt auf den Umgang mit der neuen Lösung vorbereitet.
Parallelbetriebe: Altes und neues System laufen vorübergehend gleichzeitig, um Risiken beim Übergang zu minimieren.
organisatorische Anpassungen: Prozesse, Rollen oder Strukturen werden angepasst, damit das neue System wirksam genutzt werden kann.

Obwohl sie nur zeitlich begrenzt gelten, sind sie entscheidend für eine reibungsarme Einführung und stellen sicher, dass der angestrebte Endzustand des Projektes tatsächlich erreicht wird.

Beispiele:

CareConnect: Patientendaten werden aus dem Altsystem migriert und das Praxispersonal wird im neuen System geschult.
FitNow: Das alte Kursbuchungssystem läuft vier Wochen parallel, bevor vollständig umgestellt wird.
AutoService+: Serviceberater werden trainiert und bestehende Termine automatisch übernommen.

Warum diese Klassifizierung sinnvoll ist

Eine klare Strukturierung von Anforderungen bietet mehrere Vorteile:

Transparenz: Alle Beteiligten verstehen Herkunft und Bedeutung einer Anforderung.
Priorisierbarkeit: Strategisch wichtige Anforderungen werden sichtbar.
Steuerbarkeit: Änderungen lassen sich gezielter bewerten.
Risikoreduktion: Widersprüche und Lücken werden früher erkannt.

Darüber hinaus unterstützt eine saubere Klassifizierung die Kommunikation zwischen Fachbereich, Management und Umsetzungsteams – ein Aspekt, der insbesondere in komplexen Projekten erfolgskritisch ist.

Fazit

Anforderungen lassen sich besonders wirkungsvoll strukturieren, wenn sie zunächst nach ihrer Herkunft (Stakeholder, Business, regulatorisch) und anschließend nach ihrem Umsetzungsbezug (System- und Übergangsanforderungen) geordnet werden. Die weitere Differenzierung in funktionale, qualitative und technische Anforderungen schafft zusätzliche Klarheit und verbessert die Steuerbarkeit.

Eine solche Systematik sorgt dafür, dass aus abstrakten Erwartungen konkrete, überprüfbare und umsetzbare Projektinhalte entstehen – und bildet damit eine stabile Grundlage für fundierte Projektentscheidungen.