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Was ist Kanban?
- Stephan Bellmann
- 5. Mai
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 2 Tagen
Über den Umgang mit Kanban und die richtige Anwendung dessen Grundprinzipien und Praktiken.
Im Überblick
Ziele 🔗
Aktuelle Arbeit sichtbar machen
Engpässe aufzeigen und erkennen
Den Prozess flüssiger und effizienter gestalten
Stetige Verbesserung des Prozesses
Grundprinzipien 🔗
Praktiken 🔗
Was ist Kanban im Detail?
Kanban kommt ursprünglich aus der Toyota Produktion. Also eine Produktionssteuerung nach Kanban. Hierbei gab es zwei wichtige Grundprinzipien, um einen gleichmäßigen Prozessdurchlauf ohne viel Wartezeit zu realisieren: Das Pull-Prinzip und der Flow. Heute hat sich Kanban auch auf die Softwareentwicklung und darüber hinaus ausgebreitet und die beiden genannten Grundprinzipien spielen heute noch eine zentrale Rolle. Das in der Softwareentwicklung angewandte Kanban wird auch oft als Software-Kanban benannt. Kanban lässt sich allerdings auch in vielen anderen Bereichen anwenden. Beispielsweise auch, um Prozesse, Projekte oder Organisationen steuern zu können. Kanban bildet dabei beispielsweise im Vergleich zu Scrum kein Framework ab. Es ist vielmehr eine Methode, weshalb es in diesem Artikel auch oft als "Kanban-Methode" bezeichnet wird. Kanban erklärt sich am besten über die Grundprinzipien und die Praktiken selbst. Dort ist Kanban vollumfänglich erklärt, sodass es entsprechend angewendet werden kann.
Ziele & Werte
Das grundlegende Ziel bei der Einführung von Kanban sollte die Änderung bzw. die Verbesserung von Arbeitsabläufen, Prozessen, Systemen, Projekten oder Organisationen sein. Darüber hinaus können folgende Kanban-spezifische Ziele angestrebt werden:
Planbare Werteauslieferung gegenüber dem Kunden durch eine kontrollierte und dadurch zuverlässliche Prozessdynamik
Schnellere Werteauslieferung an den Kunden durch Verkürzung der Durchlaufzeit
Kontrollierte Prozesse durch eine gute Übersicht des gesamten Prozesses und einer Transparenz aller vorhandenen Aufgaben
Identifikation und Vermeidung von Engpässen
Verbesserungspotenziale identifizieren und umsetzen
Änderungen vornehmen, ohne den laufenden Betrieb zu stören
Grundprinzipien
Wenn man sich in verschiedene Artikel zum Thema Kanban einliest, stellt man schnell fest, dass die Grundprinzipien überall ein wenig anders definiert oder auch mit den Praktiken vertauscht sind. In den folgenden Beschreibungen sind die allgemein bekannten Grundprinzipien aufgelistet.
Der große Vorteil von Kanban gegenüber vielen anderen Projektmanagement-Methoden und -Frameworks ist die Einführung, ohne dass die ganze Organisation angepasst werden muss. Kanban setzt da an, wo man gerade mit seinem Projekt steht und woran man gerade arbeitet. Alle bestehenden Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten bleiben bestehen. Kanban kann dadurch jedoch unangenehmen Wahrheiten aufdecken, die aber gewollt sein sollten, wenn man eine echte Verbesserung anstrebt. Diese Wahrheit ist oft mit vielen übersehenen und parallelen Arbeiten verbunden, die über die Einführung von Kanban ans Tageslicht kommen. Dieses Phänomen ist in der Abbildung unterhalb dargestellt. Eine Änderung der Organisationsstruktur sollte die Einführung von Kanban jedoch nicht zur Folge haben, gewiss aber eine Anpassung der aktuellen Arbeitsweise. Für diese Anpassungen sollten explizite Prozessregeln aufgestellt werden, die in den Praktiken erläutert werden.
Kanban geht auch hier anders vor als in vielen anderen Projektmanagement-Methoden. Möchte man schnelle Änderungen anstreben, sollte man vielleicht zu anderen Methoden wie beispielsweise Scrum greifen. Kanban strebt permanente und schrittweise Veränderungen an und knüpft folgerichtig an den ersten Grundprinzipien an. Der Begriff "Evolutionär" wird bewusst verwendet, da durch langsame und kontinuierliche Veränderungen die Durchsetzung der besten Veränderungen angestrebt werden soll. Verbesserungen können beispielsweise über Feedback-Meetings, Retrospektiven oder über messbare KPI’s angestoßen und verfolgt werden.
Jeder im Team, egal ob auf Managerebene oder auf Teamebene, übernimmt Verantwortung und trägt gleichermaßen zu den Verbesserungen bei. "Act of Leadership" ist hier das Stichwort, das dazu beitragen soll, dass sich alle, levelübergreifend, daran halten sollen - eine wichtige Voraussetzung, wenn kleine, aber effiziente Verbesserungen aus dem Team heraus entstehen sollen.
Durch die Einführung von Kanban sollen bestehende Prozesse respektiert und nicht auf ein vermeintliches Framework angepasst werden. Mit Hilfe der Kanban-Methode soll die Arbeit und nicht der Verantwortungsbereich der Mitarbeiter oder deren Rollen gemanagt werden.
Praktiken
Die Visualisierung wird über das Kanban-Board realisiert und ist das wahrscheinlich offensichtlichste Feature der Kanban-Methode. Dabei sollen im besten Fall alle Aufgaben dargestellt werden. Das hat dann den großen Vorteil, dass ohne eine solche Übersicht oft viele versteckte, nicht berücksichtigte Aufgaben im Alltag untergehen, die dann wiederum unberücksichtigte Kapazitäten einbinden. Über Spalten und Karten wird der Arbeitsfluss visualisiert und übersichtlich dargestellt. Je nach Organisation lassen sich verschiedene Spalten definieren. In einem einfachen Beispiel können die Spalten als To Do, In Progress, Testing und Done definiert werden. Die Aufgaben wandern dann unter definierten Teamregeln von links nach rechts.
Die Limitierung der parallelen Arbeit, auch WIP-Limit genannt (Work in Progress), ist eines der wichtigsten Praktiken in der Anwendung von Kanban, um einen sauberen Flow-Zustand generieren zu können und dadurch die Durchlaufzeit zu verringern. Daraus ergibt sich auch das Pull-Prinzip, das ganz typisch für die Kanban-Methodik ist. Aufgaben dürfen dabei nicht weitergegeben werden (Push-Prinzip), was über das WIP-Limit verhindert wird. Aufgaben müssen der vorherigen Spalte entnommen werden (Pull-Prinzip). Für die praktische Umsetzung bieten sich hierdurch beispielsweise Unterspalten an, wie ein WIP-Done Container, dessen Umsetzung man in den expliziten Prozessregeln definiert.
Die WIP-Limitierung hat einen Einfluss auf:
die Durchlaufzeit: Durchlaufzeit = (Menge an paralleler Arbeit)/Durchsatz
den Kontextwechsel: Mitarbeiter benötigen mehr Zeit, wenn sie den Kontext zwischen vielen verschiedenen Aufgaben wechseln müssen und sich dadurch immer wieder aufs Neue einarbeiten müssen
die Qualität: Schlechte Auswirkung von Multitasking als Ursache
die Überlastung: Mitarbeiter sind eher überlastet, wenn sie mehrere Aufgaben parallel zu bewältigen haben
Die Einflüsse darauf sind natürlich voneinander abhängig.
Da ein Kanban-Board in Gänze nicht generalisiert auf alle Organisationen übernommen werden kann, muss es organisationsspezifische und explizite Regeln für den Umgang mit dem Kanban-Board geben.
Wann darf beispielsweise eine Aufgabe in den WIP-Done Container geschoben werden (DoR). Oder ab wann darf eine Aufgabe in die “Done”-Spalte geschoben werden (DoD)? Wie viele parallele Aufgaben darf es in der Spalte “In-Progress” geben? Auch das Pull-Prinzip kann nochmal explizit formuliert werden. Wie oft werden Feedback-Meetings aufgesetzt? Welche Aufgaben durchlaufen den Test, und was soll getestet werden? Wie oft, wie lange und in welcher Form (vor Ort, remote) trifft sich das Team an dem Kanban-Board, um die Aufgaben zu besprechen? Regeln können sich auch in den Feedback-Meetings entwickeln und angepasst werden, um die Prozesse effektiver gestalten zu können.
Feedbackschleifen tragen dazu bei, kleine, aber kontinuierliche Verbesserungen in das System zu implementieren. Verbesserungen sollten sich auf die Prozess- bzw. Organisationsstrukturen beziehen und nicht auf die persönliche Arbeitsweise eines einzelnen Mitarbeiters. Ist das WIP beispielsweise zu klein gewählt, kann das Ausweiten des WIPs eine Verbesserung in der Prozessstruktur sein. Vielleicht fehlen noch KPIs, die den Prozess monitoren oder es gibt zu viele.
Eine wichtige Voraussetzung dafür ist das Grundprinzip “Führungsverhalten auf allen Ebenen”, damit Verbesserungen auch aus dem Team heraus entsprechende Anerkennung finden.
Ein gleichmäßiger “Flow” des Arbeitsprozesses hat positive Auswirkungen auf die Durchlaufzeit und die planbare Auslieferung gegenüber dem Kunden. Steuern lässt sich dieser Flow oder Fluss über die schon aufgeführten Grundprinzipien und Praktiken. Denn so trägt die Begrenzung der parallelen Arbeit aktiv dazu bei, dass der gleichmäßige Fluss aufrecht erhalten werden kann.
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