Was sind typische Veränderungen im Changemanagement?

Vier Dimensionen typischer Projektveränderungen – und wie sie im Changemanagement berücksichtigt werden.

Die vier Dimensionen

Veränderungen gehören zu jedem Projekt und machen ein gezieltes Changemanagement unverzichtbar. Sie lassen sich grob in vier Dimensionen einteilen.

Auf organisatorischer Ebene zählen dazu neue Prozesse oder Abläufe, veränderte Rollen und Verantwortlichkeiten, Umstrukturierungen oder die Einführung neuer Methoden wie agiles Arbeiten.

Technische Veränderungen betreffen meist Systeme, Tools oder Software, neue Schnittstellen, Änderungen im Projektumfang oder gesetzliche Anforderungen.

Auch die menschliche Dimension ist entscheidend: Mitarbeitende müssen mit neuen Prozessen umgehen, sich weiterqualifizieren oder kulturelle Veränderungen annehmen – häufig begleitet von Widerständen oder Unsicherheiten.

Hinzu kommen externe Faktoren wie wechselnde Markt- oder Kundenanforderungen, politische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen, Engpässe in Lieferketten oder technologische Trends.

Je länger und komplexer ein Projekt läuft, desto wahrscheinlicher treten solche Veränderungen auf. Ein wirksames Changemanagement stellt dabei sicher, dass Anpassungen nicht nur organisatorisch und technisch umgesetzt, sondern auch von den beteiligten Menschen akzeptiert und getragen werden.

Beispiel Einführung einer neuen Software (ERP / Kollaborationstool)

Die Einführung einer neuen Software stellt Organisationen vor vielfältige Veränderungen. Diese betreffen nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch Strukturen, Rollen, Gewohnheiten und externe Beziehungen. Im Folgenden werden die typischen Veränderungsdimensionen und dazugehörigen Change-Management-Maßnahmen dargestellt.

1. Organisatorische Veränderungen

Die Einführung einer Software erfordert meist Anpassungen in Prozessen und Verantwortlichkeiten.

Typische Veränderungen:

• Einführung neuer oder digitalisierter Prozesse (z. B. Rechnungsfreigaben, Bestellprozesse)

• Entstehung neuer Rollen wie Key-User oder Systemverantwortliche

• Neuverteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten

  
  

Empfohlene Change-Maßnahmen:

• Prozessdokumentation und klare Darstellung der neuen Abläufe

• Rollenklärung zur Vermeidung von Unklarheiten

• Workshops, um Abläufe gemeinsam zu verstehen und Akzeptanz zu fördern

2. Technisch / Fachliche Veränderungen

Die technische Dimension betrifft alle Änderungen an Systemen, Daten und Schnittstellen.

Typische Veränderungen:

• Einführung einer neuen Benutzeroberfläche und Systemlogik

• Migration bestehender Daten in das neue System

• Anpassung oder Neuentwicklung von Schnittstellen zu anderen Anwendungen

  
  

Empfohlene Change-Maßnahmen:

• Schulungen und Trainings, um Mitarbeiter mit der neuen Software vertraut zu machen

• Testphasen einplanen, um technische Stabilität und Nutzerakzeptanz sicherzustellen

• Support-Angebote (z. B. Helpdesk, Key-User-Sprechstunden) zur Begleitung nach dem Go-live

3. Menschliche Veränderungen

Menschen reagieren unterschiedlich auf Veränderungen – insbesondere, wenn sie eingespielte Routinen betreffen.

Typische Veränderungen:

• Veränderte Arbeitsgewohnheiten und neue Tools im Alltag

• Aufbau neuer digitaler Kompetenzen

• Emotionale Reaktionen wie Unsicherheit oder Widerstand („Das alte System war besser“)

  
  

Empfohlene Change-Maßnahmen:

• Stakeholderanalyse, um Betroffene und deren Bedürfnisse zu identifizieren

• Feedbackrunden und transparente Kommunikation, um Sorgen früh aufzufangen

• Motivation durch Benefits: Aufzeigen konkreter Vorteile der Veränderung (z. B. Zeitersparnis, weniger Fehlerquellen)

4. Externe Veränderungen

Auch externe Akteure wie Kunden, Lieferanten oder Behörden sind häufig von Systemumstellungen betroffen.

Typische Veränderungen:

• Anpassung an regulatorische Vorgaben (z. B. DSGVO, Compliance-Anforderungen)

• Erfüllung neuer Kundenanforderungen wie schnellere Bearbeitungszeiten oder transparente Prozesse

• Einbindung von Lieferanten in neue Schnittstellen oder Kommunikationswege

  
  

Empfohlene Change-Maßnahmen:

• Gezielte Kommunikation mit externen Partnern, um Schnittstellenübergänge abzustimmen

• Schulungsangebote auch für Dritte, die mit dem System interagieren

• Prüfung von Verträgen und Schnittstellen, um rechtliche und technische Anforderungen abzusichern