Was ist eine Kostenplanung und welchen Mehrwert hat sie in der Projektplanung?

Wie eine strukturierte Kostenplanung aufgebaut ist und welchen konkreten Mehrwert sie für erfolgreiche Projekte liefert.

Die Kostenplanung ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements und bildet die finanzielle Grundlage eines Projekts. Sie umfasst alle Schritte zur Ermittlung, Strukturierung, Überwachung und Steuerung der entstehenden Kosten. Ziel ist es, sicherzustellen, dass ein Projekt wirtschaftlich durchgeführt wird und das verfügbare Budget eingehalten wird. Ohne eine strukturierte Kostenplanung besteht die Gefahr von Überschreitungen, Verzögerungen und ineffizientem Einsatz von Ressourcen.

Im Rahmen des Project Operation Model (POM) ist die Kostenplanung sowohl Bestandteil der Projektentscheidungsphase, in der erste wirtschaftliche Bewertungen und Budgetrahmen definiert werden, als auch in detaillierterer Form Teil der Projektplanungsphase, in der die Kostenstrukturen, Kalkulationen und Zuordnungen zu Arbeitspaketen konkretisiert werden. Das Management der Kosten ist darüber hinaus ein aktiver Bestandteil der Planung und Steuerung während der Projektdurchführung und stellt somit eine Fortführung und dynamische Anpassung der ursprünglichen Kostenplanung dar.

Was versteht man unter Kostenplanung?

Die Kostenplanung beschreibt den systematischen Prozess, alle erwarteten Aufwände finanziell zu bewerten. Sie baut auf dem Projektstrukturplan und den Arbeitspaketen auf und berücksichtigt sowohl direkte als auch indirekte Kosten. Dazu zählen unter anderem:

• Personal- und Honorarkosten

• Material- und Ressourcenkosten

• Dienstleistungen und externe Partner

• Software, Lizenzen und Infrastruktur

• Reise- und Schulungskosten

• Risikopuffer und Reserven

Im Rahmen der Kostenplanung werden diese Kosten zunächst geschätzt, anschließend zu einem Budget zusammengeführt und über den Projektverlauf verteilt.

Wie sieht eine Kostenplanung aus?

Eine Kostenplanung umfasst nicht nur die Ermittlung und Strukturierung der Kosten, sondern auch deren zeitliche Verteilung und Kontrolle. Dabei spielen sowohl die Kostenganglinie (Kostenverlauf) als auch die Kostensummenlinie (kumulierte Kosten) eine zentrale Rolle.

• Kostenganglinie: Zeigt, zu welchem Zeitpunkt welche Kosten im Projekt anfallen. Sie hilft, den Cashflow zu planen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

• Kostensummenlinie: Stellt die kumulierten Gesamtkosten über den Projektverlauf dar. Sie ermöglicht den Vergleich von geplantem und tatsächlichem Kostenfortschritt.

Welche Rolle spielt die Finanzierung?

Die Finanzierung sorgt dafür, dass die benötigten finanziellen Mittel zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Ohne abgestimmte Finanzierung nutzt die beste Kostenplanung wenig. Sie verbindet somit Budget, Zahlungsströme und Liquidität und stellt sicher, dass das Projekt nicht aufgrund fehlender Mittel ins Stocken gerät.

Welchen Mehrwert bietet die Kostenplanung?

Eine gut durchgeführte Kostenplanung bringt zahlreiche Vorteile für die Projektplanung und -umsetzung:

1. Transparenz über finanzielle Anforderungen

Alle Beteiligten wissen, welche Ressourcen benötigt werden und wie hoch der finanzielle Aufwand ist.

2. Sicherung des Budgets

Durch die detaillierte Planung kann das benötigte Budget realistisch beantragt und genehmigt werden.

3. Wirtschaftlichkeit und Entscheidungsgrundlage

Die Kostenplanung ermöglicht Bewertungen wie "Ist das Projekt wirtschaftlich sinnvoll?" oder "Lohnt sich der Aufwand?". Sie dient damit als Grundlage für Managemententscheidungen und somit auch der Business-Case-Analyse.

4. Risikominimierung

Durch das Einplanen von Reserven und das frühzeitige Erkennen möglicher Kostensteigerungen können Risiken reduziert werden, einschließlich versteckter Risiken, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind.

5. Effiziente Ressourcensteuerung

Die Planung zeigt auf, wann welche Mittel benötigt werden. Dadurch lassen sich Engpässe vermeiden und die Liquidität sichern.

6. Kontrolle und Steuerung im Projektverlauf

Eine kontinuierliche Kostenüberwachung ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich. Im Falle von Abweichungen können Gegenmaßnahmen ergriffen werden, bevor Probleme entstehen.

7. Erhöhung der Projektakzeptanz

Ein professionelles Kostenmanagement schafft Vertrauen bei Auftraggebern, Stakeholdern und Projektbeteiligten.

Fazit

Die Kostenplanung ist weit mehr als nur eine finanzielle Übersicht. Sie ist ein strategisches Steuerungsinstrument, das Transparenz schafft, Risiken minimiert und die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts ermöglicht. Ohne eine strukturierte Kostenplanung fehlt die Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen, Budgetkontrolle und eine klare Zielausrichtung.

Kurz gesagt: Kostenplanung ist ein Muss in der Projektplanung – sie macht Projekte planbar, kontrollierbar und erfolgreich.