Einordnung POM

Der Entwurf des Projektablaufplans ist ein wichtiges Element der Projektentscheidungsphase im POM (Project Operation Model). Er skizziert erste logische Abfolgen und grobe zeitliche Zusammenhänge als Grundlage für die spätere detaillierte Ablauf- und Terminplanung in der Projektplanungsphase. 

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Warum Risiko-Voranalyse?

Der vorläufige Projektablaufplan liefert frühzeitig ein strukturiertes Verständnis darüber, wie das Projekt grundsätzlich ablaufen könnte, welche Hauptschritte erforderlich sind, wo Abhängigkeiten bestehen und wie komplex der Projektverlauf sein wird.
Er bildet eine wichtige Grundlage für die Kosten-Voranalyse, da erste zeitliche Annahmen, grobe Aufwände sowie potenzielle Parallelitäten oder Engpässe sichtbar werden. Dadurch entsteht ein realistisches Gefühl für die Machbarkeit, den Ressourcenbedarf und die Tragfähigkeit des Projekts – ohne bereits einen detaillierten Ablaufplan erstellen zu müssen.

Methodische Expertise

Für den Entwurf braucht es grundlegende Kenntnisse im Ablauf- und Projektstrukturierungsprozess sowie ein Verständnis für Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen des Projekts.

Nützlich sind:

• erste Kenntnisse über Arbeitspakete, Abhängigkeiten und Meilensteine,

• ein grundlegendes Verständnis potenzieller Ressourcenanforderungen,

• Wissen über typische Phasenmodelle oder vergleichbare Projektabläufe.

Eine zuvor erstellte Umfeld-Voranalyse ist dabei ein klarer Vorteil, da sie frühe Hinweise auf externe Abhängigkeiten, Einschränkungen oder notwendige Abstimmungen liefert.

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Wechselwirkung zwischen Methode und Organisationskultur

Ein Entwurf des Projektablaufplans lebt davon, dass Annahmen transparent gemacht, Abhängigkeiten offen diskutiert und unterschiedliche fachliche Perspektiven einbezogen werden. Eine Organisationskultur, die Offenheit, Dialog und Zusammenarbeit fördert, erleichtert diesen Prozess erheblich: Stakeholder teilen ihr Wissen frühzeitig, Risiken oder Unsicherheiten werden nicht verschwiegen und zeitliche Einschätzungen werden realistisch statt politisch gesetzt.
So entstehen Entscheidungsgrundlagen, die sowohl fachlich tragfähig als auch kulturell akzeptiert sind.

Umgekehrt wirkt ein vorab erstellter Ablaufplan positiv auf die Organisationskultur zurück: Er zeigt, dass Projekte sorgfältig vorbereitet werden, dass Transparenz über Annahmen erwünscht ist und dass eine strukturierte Planung zur gemeinsamen Arbeitsweise gehört. Dadurch werden Verbindlichkeit, Abstimmung und ein projektorientiertes Mindset gestärkt – kulturelle Merkmale, die spätere Planungsschritte deutlich unterstützen.

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Potenzielle Fehler

Typische Fehler entstehen, wenn:

• Aktivitäten zu grob oder zu detailliert beschrieben werden,

• Abhängigkeiten nicht erkannt oder ignoriert werden,

• unrealistische Zeitannahmen getroffen werden,

• wesentliche Stakeholder nicht einbezogen werden,

• Annahmen nicht dokumentiert werden.

Solche Fehler können zu verzerrten Kosten-Voranalysen und falschen Erwartungshaltungen führen.

Voraussetzungen

Als Grundlage benötigt der Ablaufplanentwurf:

• ein erstes Bild der Projektziele,

• die definierten Rahmenbedingungen,

• grundlegende Informationen zu Arbeitspaketen oder Leistungsbestandteilen,

• zentrale Annahmen zu Ressourcen oder externen Abhängigkeiten.

Diese Informationen ermöglichen es, einen realistischen und sinnvollen ersten Ablaufentwurf zu erzeugen, der als Basis für Kosten, Machbarkeit und spätere Planung dient.