Einordnung POM

Die Use-Case-Analyse ist eine nützliche Analyse und Teil der Projektentscheidungsphase innerhalb des POM (Projekt Operation Model).

Warum Use-Case-Analyse?

Eine Use-Case-Analyse bietet im Projektmanagement den Mehrwert, Anforderungen aus Sicht der Nutzer klar und strukturiert zu erfassen, Prozesse zu verstehen und frühzeitig potenzielle Lücken oder Missverständnisse aufzudecken. Da sie am Anfang des Project Operation Models in der Entscheidungsphase steht, sind zu diesem Zeitpunkt jedoch häufig noch nicht alle Beteiligten, Prozesse und Schnittstellen vollständig definiert. Deshalb werden diese zunächst abgeschätzt und im weiteren Verlauf iterativ konkretisiert. 

Trotz dieser Unsicherheiten liefert die Use-Case-Analyse einen klaren Nutzen für die Business-Case-Analyse, da sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Umsetzungsentscheidung des Projekts darstellt. Sie schafft eine gemeinsame Kommunikationsbasis zwischen Fachbereichen, Stakeholdern und Technik und unterstützt die zielgerichtete Umsetzung.

Methodische Expertise

Für eine erfolgreiche Use-Case-Analyse braucht es sowohl technische Methodenkompetenz als auch starke kommunikative Fähigkeiten. Die Hard Skills (Requirement Engineering, Modellierungskenntnisse, Prozessverständnis) stellen sicher, dass Akteure, Szenarien und Abläufe fachlich korrekt und strukturiert erarbeitet werden. Die Soft Skills (Moderation, Kommunikation, Empathie, analytisches Denken) ermöglichen es, durch klare Kommunikation, gute Moderation und ein echtes Verständnis der Nutzerperspektive die relevanten Informationen vollständig herauszuarbeiten. Erst das Zusammenspiel beider Bereiche sorgt dafür, dass Use Cases realistisch, vollständig und umsetzbar werden.

Wechselwirkung zwischen Methode und Organisationskultur

Eine offene und dialogorientierte Organisationskultur erleichtert die Use-Case-Analyse, weil Informationen transparent geteilt, Probleme früh adressiert und unterschiedliche Perspektiven aktiv eingebracht werden. Dadurch werden Use Cases vollständiger und realistischer. Umgekehrt stärkt eine professionell durchgeführte Use-Case-Analyse selbst die Kultur: Sie schafft fachübergreifende Kommunikation, fördert Transparenz und etabliert eine gemeinsame Verständnisbasis über Anforderungen und Abläufe.

Kurz gesagt: Gute Kultur verbessert die Qualität der Use Cases – und gute Use Cases verbessern die Kultur, indem sie Austausch, Klarheit und Zusammenarbeit sichtbar stärken.

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Potenzielle Fehler

Fehler entstehen vor allem, wenn Use Cases zu oberflächlich beschrieben, Nutzerperspektiven unvollständig berücksichtigt oder wichtige Beteiligte nicht eingebunden werden.

Voraussetzungen

Voraussetzung für eine sinnvolle Analyse sind ein grundlegendes Verständnis der Projektziele, erste Informationen über Akteure, bestehende Prozesse und Rahmenbedingungen.

Die Ergebnisse müssen dokumentiert werden – ob dies im Dashboard genügt oder bereits im Project Business Plan erfolgt, hängt vom jeweiligen Projekt ab.