Der Tooling Support in der Projektdurchführung ist ein wesentliches Element des Project Operation Models (POM) und trägt entscheidend dazu bei, die technische und methodische Leistungsfähigkeit eines Projekts sicherzustellen.

Der zentrale Mehrwert eines solchen Supports liegt in der gezielten Unterstützung durch externe Experten, die tiefgehende Kenntnisse in den eingesetzten Projektmanagement- und Softwareentwicklungstools mitbringen. Diese Expertise ermöglicht es, die Tools optimal auf die Anforderungen des Projekts abzustimmen, Prozesse zu automatisieren, Transparenz zu erhöhen und die Zusammenarbeit zwischen den Teams effizient zu gestalten. So wird sichergestellt, dass nicht nur die Methodik, sondern auch die Tool-Landschaft als Enabler für eine erfolgreiche Projektdurchführung fungiert.

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Beispielhafte Tooling Supports können sich auf Systeme wie Jira, Azure DevOps, Monday.com, Confluence, Trello oder auch spezialisierte CI/CD-, Test- oder Reporting-Tools beziehen. Die externen Experten übernehmen dabei unterschiedliche Aufgaben – von der initialen Einrichtung und Anpassung der Toolumgebung über die Erstellung von Workflows, Dashboards und Automatisierungen bis hin zur Schulung und laufenden Betreuung der Projektbeteiligten. Darüber hinaus können sie bei der Integration verschiedener Tools (z. B. Verknüpfung von Jira und GitHub oder DevOps und Teams) unterstützen, um eine durchgängige digitale Prozesslandschaft zu schaffen.

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Ein Tooling Support macht insbesondere dann Sinn, wenn ein Projekt neue Tools einführt, bestehende Systeme komplex erweitert oder wenn mehrere Teams gleichzeitig mit unterschiedlichen Tools arbeiten, die harmonisiert werden müssen. Ebenso ist ein solcher Support wertvoll, wenn die interne IT-Abteilung keine ausreichende Kapazität oder Expertise besitzt, um kurzfristig spezifische Toolanforderungen umzusetzen. Weniger sinnvoll ist der Einsatz, wenn das Projekt bereits über stabile, erprobte Toolstrukturen verfügt und alle Teammitglieder mit den eingesetzten Systemen sicher umgehen können. In solchen Fällen kann externer Support eher zu redundanten Abstimmungen oder unnötigen Zusatzkosten führen.

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Damit der Tooling Support effektiv wirken kann, sind klare Absprachen und Rahmenbedingungen erforderlich. Dazu zählen die Definition der Zielsetzung (z. B. Implementierung, Optimierung, Schulung oder laufender Betrieb), die Abgrenzung zwischen internem IT-Support und externem Experteneinsatz, sowie die Festlegung von Zugriffsrechten, Sicherheitsvorgaben und Supportstrukturen. Ebenso sollte geregelt werden, ob der Support remote oder vor Ort erfolgt und in welchen Zyklen ein Wissenstransfer an das interne Team stattfindet.

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Ein solcher Support kann über zertifizierte Tool-Dienstleister, Softwarepartner der jeweiligen Plattformen oder freiberufliche Experten mit Tool-Spezialisierung bezogen werden. Die Kosten variieren je nach Tool-Komplexität, Erfahrungsgrad des Experten und Einsatzdauer, bewegen sich jedoch meist im Bereich von 700 bis 1.300 Euro pro Tag. Für umfangreichere Toolimplementierungen oder fortlaufenden Support können auch Serviceverträge oder Retainer-Modelle wirtschaftlich sinnvoll sein.

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Fehlentscheidungen bei der Auswahl oder dem Einsatz eines Tooling Supports können zu erheblichen Verzögerungen und Mehrkosten führen. Ein häufiger Fehler ist, dass der Support ohne klare Zieldefinition oder ohne Verständnis der bestehenden Tool-Landschaft engagiert wird. Ebenso kann es problematisch sein, wenn externe Experten Konfigurationen vornehmen, die nicht dokumentiert oder mit internen Prozessen abgestimmt sind. Auch ein übermäßiger Fokus auf Toolfunktionen – statt auf die tatsächlichen Projektbedürfnisse – kann die Effizienz mindern. Schließlich macht ein Tooling Support keinen Sinn, wenn die verwendeten Systeme bereits optimal konfiguriert sind oder wenn das Projekt keine signifikanten digitalen Prozessanforderungen besitzt.

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Insgesamt bietet ein gezielt eingesetzter Tooling Support in der Projektdurchführung einen hohen Mehrwert, indem er technische Exzellenz sicherstellt, Toollandschaften professionalisiert und die Produktivität der Projektteams nachhaltig steigert – vorausgesetzt, der Einsatz erfolgt mit klarer Zielrichtung, abgestimmten Verantwortlichkeiten und einem strukturierten Wissenstransfer.