Chancen-Risiko-Analyse

Umsetzung der Chancen-Risiko-Analyse

Eingang

Was wird benötigt, um die Chancen-Risiko-Analyse sauber durchführen zu können?

Ergebnisse aus der Risiko-Voranalyse (Projektentscheidungsphase), falls vorhanden
Ergebnisse aus der Umfeldanalyse
Einen ersten Überblick über die Umsetzung des Projektes (z.B. abgeleitet aus den Zieldefinitionen oder falls schon vorhanden aus der Anforderungsanalyse)

Durchführung

Wie wird die Chancen-Risiko-Analyse durchgeführt?

Die Durchführung selbst kann beispielsweise über einen Workshop erfolgen.

Risiken & Chancen identifizieren
Risiken & Chancen bewerten
Maßnahmen einleiten
Risikobudget / Chancenbudget ermitteln

Die Chancen-Risiko-Analyse sollte gundlegend in der Projektentwurfsphase durchgeführt werden und nach dem Kick-Off in der Projektdurchführung (im Zuge der Planung & Steuerung) nachgezogen werden, da der Reifegrad der Planung dann am höchsten ist.

📝 Artikel: "Wie setze ich eine Risikoanalyse um"

Ergbnis

Was ist das konrete Ergebnis der Chancen-Risiko-Analyse und was mache ich damit?

Folgende Ergebnisse sollte die Chancen-Risiko-Analyse ergeben:

Liste der Chancen und Risiken
- Benennung des Risikos / der Chance
- Beschreibung
- Auswirkung & Ursache
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- Tragweite
- geplante Maßnahmen
- Risikobudget (vor und/oder nach den Maßnahmen)
Gesamtes Risikobudget
Risiko- bzw. Chancenmatrix (visuelle Übersicht)

Anwendung

Wie setze ich das Ergebnis nun ein?

Die Ergebnisse der Chancen-Risiko-Analyse sollten nicht nur dokumentiert, sondern auch aktiv im Projektverlauf genutzt werden. In der Praxis erfolgt die Dokumentation meist über ein Risikoregister, in dem die oben aufgeführten Ergebnisse strukturiert festgehalten werden. Für kleinere und weniger komplexe Projekte mit geringen Compliance-Anforderungen kann dies beispielsweise über Microsoft Office (z. B. Excel) erfolgen. In größeren oder stärker toolgestützten Projektumgebungen wird das Risikoregister häufig in Projektmanagement-Tools wie Jira, monday.com oder ähnlichen Lösungen abgebildet. Entscheidend ist, dass die Inhalte im Zuge der Planung und Steuerung in der Projektdurchführung regelmäßig aktualisiert und integriert werden, um Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und gezielt reagieren zu können.

Expertise

Welche Expertise wird zur Anwendung der Chancen-Risiko-Analyse benötigt?

Methodische Expertise zur Durchführung der Chancen-Risiko-Analyse. Diese können sich beispielsweise über Beer&Paper angeeignet werden.
Idealerweise analytisches Denken (um Risiken und Chancen in ihrer Komplexität und Priorität einordnen und geordnet und übersichtlich darstellen zu können)
Idealerweise Moderationsfähigkeiten (um den Workshop effizient durchführen zu können)

Zudem ist es hilfreich, die Projektinhalte, die relevanten Stakeholder, die Organisationskultur sowie das Umfeld des Projekts zu kennen, um Chancen und Risiken sowie deren Ursachen und Auswirkungen besser einordnen und bewerten zu können. Dafür sollten jedoch auch passende Expertinnen und Experten aus den jeweiligen Disziplinen eingebunden werden.

Ist diese Expertise nicht oder nur rudimentär vorhanden, kann sie beispielsweise vor Projektdurchführung durch methodisches Training (Projektvorbereitung) aufgebaut oder während der Projektdurchführung durch externen Support ergänzt werden.

Informationen zur Chancen-Risiko-Analyse

Einordnung POM

Die Chancen-Risiko-Analyse im Projektmanagement ist ein zentrales Element der Projektentwurfsphase im Project Operation Model (POM) und dient dazu, potenzielle positive und negative Einflussfaktoren systematisch zu bewerten und in Maßnahmen zu überführen.

Warum Chancen-Risiko-Analyse?

Der Mehrwert einer Chancen-Risiko-Analyse liegt vor allem darin, Projekte widerstandsfähiger gegenüber Unsicherheiten zu machen und gleichzeitig Potenziale aktiv nutzbar zu machen. Risiken werden frühzeitig erkannt und gezielt adressiert, was die Projektresilienz erhöht. Gleichzeitig können identifizierte Chancen genutzt werden, um die Projekteffizienz zu steigern und bessere Ergebnisse zu erzielen. Darüber hinaus unterstützt die Analyse eine fundiertere Kosten- und Ressourcenkontrolle, da unerwartete Ausgaben reduziert werden und potenzielle finanzielle Auswirkungen bereits im Budget berücksichtigt sind. Insgesamt führt der investierte Aufwand in die Analyse damit zu einem klaren Nutzen – in Form einer spürbaren Erhöhung des Projekterfolgs.

📝 Artikel: "Was sagen Studien über die Wirksamkeit der Risikoanalyse im Projektmanagement?"

🎤 Interview: "Warum die Risikoanalyse in Projekten wichtig ist – aber selten konsequent umgesetzt wird"

Wechselwirkung zwischen Methode und Organisationskultur

Die Organisationskultur beeinflusst deutlich, wie Risiken im Projekt wahrgenommen, analysiert und dokumentiert werden. Zur Einordnung wurde hierbei das Competing Values Framework (CVF) nach Cameron & Quinn verwendet. Wichtig ist jedoch, dass es sich dabei nur um typische Tendenzen handelt – reale Organisationen zeigen häufig Mischformen und situative Ausprägungen.

In einer Clan-Kultur werden Risiken oft offen, aber eher informell diskutiert, wobei kritische Punkte aus Harmoniegründen teils abgeschwächt werden können. Die Adhokratie-Kultur betrachtet Risiken eher dynamisch und chancenorientiert, vernachlässigt dabei jedoch gelegentlich systematische Dokumentation und langfristige Risiken. In der Hierarchie-Kultur ist die Risikoanalyse meist stark formalisiert und dokumentationsgetrieben, kann aber langsamer reagieren und offene Kommunikation hemmen. Die Markt-Kultur bewertet Risiken häufig anhand externer Faktoren und KPIs, wodurch interne Risiken wie Zusammenarbeit oder Teamklima leichter übersehen werden können.

Gleichzeitig gilt: Eine gut umgesetzte Chancen-Risiko-Analyse wirkt nicht nur steuernd auf das Projekt, sondern kann auch einen positiven Effekt auf die Organisationskultur haben – beispielsweise durch mehr Transparenz, klarere Verantwortlichkeiten und eine offenere Kommunikation im Umgang mit Unsicherheit.

▶️ Short: "Wechselwirkung zwischen PM-Methode und Organisationskultur."

Zu beachten!

Bei der Durchführung einer Chancen-Risiko-Analyse ist wichtig, dass identifizierte Chancen und Risiken nicht nur gesammelt, sondern auch systematisch bewertet und priorisiert werden. Um ein möglichst vollständiges Bild zu erhalten, sollten verschiedene Perspektiven und Stakeholder aus unterschiedlichen Disziplinen eingebunden werden. Dabei gilt: Nicht nur Risiken, sondern auch potenzielle Chancen sollten aktiv berücksichtigt werden. Zusätzlich sollte der Einfluss der Organisationskultur mitgedacht werden, da er die Wahrnehmung und den Umgang mit Unsicherheiten stark prägt. Ziel ist es, Chancen und Risiken möglichst objektiv und unabhängig zu formulieren. Gleichzeitig muss berücksichtigt werden, dass sich Rahmenbedingungen verändern können – die Analyse sollte daher dynamisch verstanden und regelmäßig aktualisiert werden.